(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer
en langt mer kompakt magasinform, og det følger at kostnaden per hyllemeter blir vesentlig
lavere i vår analyse enn i KVUen.
5.5.2 Digitaliseringskostnader
Digitaliseringskostnadene avhenger av kostnadene på de sentrale elementene i
digitaliseringsprosessen:
Utvikling
Utvelgelse av materiale for digitalisering
Klargjøring av materiale for skanning
Beskrivelse av metadata
Skanning
Teknisk infrastruktur – hardware, software, rom
Kvalitetssikring, feilsjekking og retting
Tilgjengeliggjøring
Lagring og vedlikehold
Digitaliseringskostnadene i KVUen tok utgangspunkt i at digitalisering av 3 500 hyllemeter
krever 36 årsverk. Det var videre lagt inn en årsverkskostnad på 750 000 kr. Dette ga en
produksjonskostnad ved digitalisering for kassasjon på 8 000 kr per hyllemeter ekskl. mva. I
tillegg var det lagt inn 30 mill. kr til kjøp av utstyr og utbygging av 1 000 kvm lokaler.
Vi har fått opplyst fra Arkivverket at en hyllemeter erfaringsmessig inneholder om lag 7 000
ark og at det i et sakarkiv normalt bare vil være tekst på en side av arket.
Arkivverket har parallelt med vår kvalitetssikring arbeidet videre med vurdering av
digitaliseringskostnader. Siste estimat kvalitetssikrer har fått tilgang til innebærer
digitalisering av 2 400 hyllemeter med åtte årsverk, med en årsverkskostnad på 475 000 kr. I
tillegg er det lagt inn kjøp av utstyr av én skanner, med en etableringskostnad på 2,4 mill. kr
ekskl. mva. per skanner, samt utbygging/leie av 360 kvm lokaler for den første skannerlinjen
og 140 kvm for den andre skannerlinjen. Arkivverket har på dette grunnlag estimert
digitaliseringskostnad per ark til 27-28 øre ekskl. mva og lagringskostnader.
Arkivverket har forutsatt at arkivmaterialet er registrert i arkivinformasjonsystemet Asta og at
det er informasjonen herfra som benyttes til indeksering. Arkivverket har også forutsatt at
materialet er av en slik beskaffenhet at fire operatører kan preparere og skanne 84 000 ark
på én arbeidsdag. Dette inkluderer fjerning av stifter, kutting av omslag, påklistring av
barkode fra Asta og mating i skanner.
Kvalitetssikrer har hentet inn erfaringstall fra digitaliseringsprosjekter ved Nasjonalbiblioteket,
ved det svenske kartverket Lantmäteriet og NAV. Vi har videre hentet inn opplysninger fra én
leverandør av skannere, Canon Norge AS, og én leverandør av digitaliseringstjenester på
oppdrag, NETS AS. Vi har dessuten gjennomført referansesjekk for eventuell digitalisering
for kassasjon i utlandet.
Kvalitetssikrers inntrykk er at digitalisering for kassasjon, der målet er å redusere
utbyggingskostnader, innebærer et nytt perspektiv i arkivsammenheng. Målet med
digitalisering, både nasjonalt og internasjonalt, har vært tilgjengeliggjøring av informasjon. Vi
Terramar, Oslo Economics og Promis Side 41 av 62 5. august 2011