(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

More documents

Recommendations

Info

KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer Det er gjennomført egne sensitivitetsanalyser utover ordinær usikkerhetsanalyse for å vurdere anbefalingens robusthet. Selv med justerte anslag for digitaliseringkostnader, utbyggingskostnader og restverdi tilsier resultatene at sentral magasinutbygging er alternativet med lavest samfunnsøkonomisk kostnad. Resultatet synes derfor robust. Først hvis man setter restverdien til null og legger optimistisk anslag på digitaliseringskostnad til grunn blir differansen liten. Den anbefalte løsningen er imidlertid fleksibel og digitalisering for kassasjon kan tas i bruk hvis føringene for andel av arkivmateriale som skal digitaliseres endres, hvis kostnadene ved digitalisering reduseres og/eller det viser seg å være større samsvar mellom materiale som digitaliseres for tilgjengeliggjøring og for kassasjon. Resultatene fra den samfunnsøkonomiske analysen er sammenfattet i tabellen under. Tabell 5-7 Sammenstilling av samfunnsøkonomisk analyse Prissatte kostnader NNV forventningsverdi avrundet til nærmest 50 mill. kr Ikke prissatte konsekvenser i forhold til nullalternativet Bevaring i autentisk form Nullalternativet Regional utbygging Sentral- magasin Begrenset digitalisering Full digitalisering 800 850 700 1 000 1 300 ++ ++ ++ +/++ Tilgjengelighet + + +/++ ++ Forskning og formidling Innsyn og personvern ++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ Samlet rangering 5. 2. 1. 3. 4. Terramar, Oslo Economics og Promis Side 60 av 62 5. august 2011
KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer 6 Anbefalinger og føringer for forprosjektfasen Som en del av KS1 skal det gis tilrådinger om gjennomføring av forprosjektfasen, og senest ved etableringen av forprosjektet skal det være utarbeidet et sentralt styringsdokument. Kvalitetssikrer skal med utgangspunkt i Finansdepartementets veiledning for innholdet i det sentrale styringsdokument gi tilråding om hvilke elementer fra de fire kvalitetssikrede dokumentene som bør inngå. Det er utarbeidet en veileder for felles krav til innholdet i det sentrale styringsdokumentet (april 2003). Vi legger til grunn at denne veilederen benyttes ved utarbeidelse av styringsdokumentet. Fra denne kvalitetssikringsrapporten vil vi fremheve følgende elementer som bør tas inn i styringsdokumentet: Målformuleringer. Som det fremgår av våre vurderinger i kapittel 3.3.2, er ikke effektmålene konsistent med behovsanalysen og ikke tråd med definisjonen av effektmål. Målene bør derfor videreutvikles i tråd med våre kommentarene og inngå i det sentrale styringsdokumentet. Kriterier for måloppnåelse og rutiner for måloppfølging bør etableres til anvendelse under prosjektering, gjennomføring og idriftsetting. Krav. De overordnede kravene i KVU må revurderes i tråd med Arkivverkets forslag til mer effektive magasinløsninger. Dette gjelder spesielt i forhold til arealkrav. Som et viktig element i det sentrale styringsdokumentet bør også kravene videreutvikles der kravene prioriteres og det skilles mellom ”skal-krav” og ”bør-krav”. Usikkerhet i alternativanalyse. Som det fremgår av kapittel 4.8 er beskrivelsen av alternativene i KVU kun på et overordnet nivå, noe som bidrar til stor usikkerhet i analysen. I KVUen er det anbefalt flere videre utredninger og vurderinger (side 41 i KVU andre del [2]). Arkivverket har allerede parallelt med denne kvalitetssikringen, utarbeidet forslag til romprogram for Norsk helsearkiv og sentralmagasin [10], samt gitt nyttig ny informasjon knyttet til digitalisering. Kvalitetssikrer anbefaler en trinnvis utbygging av et sentralmagasin. Anbefalingen forutsetter at Arkivverket finner hensiktsmessige løsninger for de organisatoriske forholdene ved etablering av et sentralmagasin. Oppgavefordeling og institusjonelle konsekvenser for Arkivverket er ikke vurdert i denne utredning, der vi ellers har forutsatt at dagens arkivstruktur består. I prosessen fremover er det behov for å videreføre arbeidet med et romprogram for et sentralmagasin slik at man kan verifisere de planlagte effektive magasin- løsningene, avklare nødvendig arealbehov inkludert støttearealer, og nærmere vurdere investerings- og driftskostnader. Dersom dette arbeidet avdekker vesentlig endrede forutsetninger, bør alternativanalysen oppdateres. Vår analysen har ikke omfattet vurderering av egnet lokalisering. Som del av det videre arbeidet må derfor tilgang på kompetanse, kostnadsforskjeller og andre forhold av betydning for alternative lokaliseringer av et sentralmagasin avklares. Potensielle synergier ved samlokalisering med aktivitet for digitalisering for tilgjengeliggjøring bør også vurderes. Terramar, Oslo Economics og Promis Side 61 av 62 5. august 2011
Page 1 and 2:
Kvalitetssikring av konseptvalg (KS
Page 3 and 4:
KS 1-rapport, Arkivverkets håndter
Page 5 and 6:
Page 7 and 8:
Page 9 and 10: KS 1-rapport, Arkivverkets håndter
Page 59: KS 1-rapport, Arkivverkets håndter
Page 103 and 104: Til: Terramar v/ Ole Martin Semb Fr
Page 105 and 106: FDV-kostnader Rådgivende ingeniør
Page 107 and 108: Prisdato: April 2011 Prosjektdata:
show all

(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?