(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer
Opsjon for å endre mellom ulike operasjonelle modi
• En stegvis investering av papirmagasiner gjør at man løpende, og senest i forkant av
neste utbyggingstrinn, kan gå over til digitalisering for kassasjon for deler av
papirmaterialet, dersom ny informasjon skulle komme til.
• Ved valg av alternativet digitalisering for kassasjon, kan man endre til bevaring av
papirmateriale.
• Utstyret kan benyttes til andre digitaliseringsformål.
• Hvis man har leid inn kapasitet kan man si opp kontrakten.
• Dette innebærer noe ledetid slik at man kan utvikle tilgjengelig
magasinkapasitet.
Opsjon for senere vekst/utvikling
• Tilveksten av arkivmateriale er usikker, men endringer i volum i forhold til
forventninger kan håndteres gjennom trinnvis utvikling.
Vi har ikke identifisert noen andre opsjoner av relevans
5.14 Levedyktighet
I veileder nr. 3 6 er levedyktighet definert som; ”I hvilken grad tiltaket fortsatt bidrar til
realiseringen av effektmål og samfunnsmål etter at prosjektet er ferdigstilt og gjennom den
antatte levetiden”.
De identifiserte alternativene – unntatt nullalternativet – vil sikre at Arkivverket også i årene
fremover vil kunne ivareta sitt ansvar for å håndtere arkivtilveksten og bevare arkivmaterialet.
Ved utbygging av et sentralmagasin vil Arkivverkets virksomhet i hovedsak videreføres som i
dag, men med en større samlet bevaringskapasitet utviklet på en mer kostnadseffektiv måte
enn tidligere utbyggingspraksis. En gradvis utbygging vil sikre at kapasiteten tilpasses faktisk
arkivtilvekst i tiltaksperioden. En regional utbygging vil innebære en kontinuitet i forhold til
gjeldende praksis for magasinutbygging.
Nullalternativet innebærer at arkivskapere i statsforvaltningen må bevare arkivmateriale i
lengre tid enn dagens praksis, og innebærer et brudd med gjeldende retningslinjer på
arkivområdet og vil gi en dårligere håndtering av arkivtilveksten. Videre kan et pålegg om
oppbevaring hos arkivskaper utløse potensielt høyere kostnader. Levetiden for
nullalternativet vil antakelig være noe kortere enn for øvrige alternativer. Som et
utsettelsesalternativ må nullalternativet likevel anses som reelt.
Ved valg av digitalisering for kassasjon vil man ha et bedre grunnlag for senere
tilgjengeliggjøring digitalt, da materialet ville være skannet og digitalt søkbart på et
overordnet nivå. Det anses godtgjort at juridiske forhold lar seg avklare, mens tekniske
løsninger for å sikre autentisitet anses å være tilgjengelig i dag. Alternativet er således
6 Veileder nr. 3. Kvalitetssikring av konseptvalg, samt styringsunderlag og kostnadsoverslag for valgt
prosjektalternativ. Felles begrepsapparat KS 1. Versjon 1.0, datert 11.3.2008. Finansdepartementet.
Terramar, Oslo Economics og Promis Side 58 av 62 5. august 2011