(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

More documents

Recommendations

Info

KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer I figuren under er den årlige tilveksten i Arkivverket for perioden1996 til 2010 vist. Figur 3-1 Årlig tilvekst i Arkivverket for perioden 1996 til 2010 (kilde: Riksarkivet [16]). Det er stor usikkerhet i avleveringsvolum både årlig og samlet. Følgende fremgår av KVU (del 1 side 28): ”Det eksisterer ingen sikre oppgaver over det totalvolumet av papirarkiver som skal avleveres fra statsadministrasjonen i tiden framover. Volumet vil dels avhenge av utviklingen i den papirbaserte arkivdanningen og når og hvordan overgangen til digitalt arkiv vil arte seg i ulike deler av forvaltningen, og dels av hvor omfattende kassasjoner som vil bli mulig å gjennomføre i ulike arkiver. Denne usikkerheten er enda større når det gjelder privat sektor, der det ikke finnes noen fyllestgjørende oversikt verken over aktuelle arkivskapere eller hvilket materiale som kan bli gjenstand for avlevering. Heller ikke estimatene for de årlige avleveringsvolumene er sikre tall, men disse er basert på etablert praksis og erfaring når det gjelder arkivskapernes kapasitet til å gjennomføre avleveringsprosesser, og hvilke mengder som er mulig for Arkivverket å motta innenfor realistiske ressursrammer”. Den samlede kapasiteten i Arkivverkets er 312 000 hyllemeter, mens beholdningen ved utgangen av 2010 er 223 000 hyllemeter. Dette gir en ledig kapasitet på 89 000 hyllemeter forutsatt ombyttbarhet. Det vil si at ledig kapasitet er en fellesressurs for etaten, og at arkiver uansett lokal tilhørighet kan plasseres der det er ledig kapasitet, med de utfordringer dette medfører. Kvalitetssikrers vurdering Arkivverkets institusjoner blir kontinuerlig tilført nytt materiale. Tilførsel av nytt materiale vil fortsatt være både være papirbasert og digitalisert materiale, men det forventes (se side 12) at arkivdanningen stort sett vil foregå elektronisk fra ca 2015. Siden avleveringen skjer etter 25-30 år, vil det minst frem til 2040-årene mottas papirmateriale. Arkivverkets KVU (del 1) er knyttet til mottak av både papirbasert og digitalt skapt materiale. Det tiltaksutløsende behovet er knyttet til mottak av papirbasert materiale og begrensninger i dagens magasinkapasitet. Terramar, Oslo Economics og Promis Side 18 av 62 5. august 2011
KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer KVU gir en dekkende beskrivelse av utvidelsesmulighetene (magasinplass) ved hvert av statsarkivene. Det er imidlertid usikkerhet i det anslåtte avleveringsvolumet, og det er vår vurdering at følgende forhold om tilvekst kunne vært drøftet nærmere i behovsanalysen: Usikkerheten i den årlige avlevering og forventet økning i tilvekst. Det er av arkivverket stipulert en årlig avlevering på 11 200 hyllemeter frem til 2025, mens tilveksten i Arkivverket for perioden viser 4 710 - 9 040 hyllemeter pr år (Figur 3-1). Det foreligger, så langt vi kjenner til, ingen kartlegging av arkivvolum hos arkivskaper, men det er gitt en god begrunnelse av hvorfor volumet vil øke. Usikkerheten i den årlige avlevering og forventet økning i tilvekst burde vært drøftet nærmere. Økt omfang av kassasjon. Materiale som ikke blir funnet bevaringsverdig for ettertiden, kan vedtas kassert (B/K vurderinger). Økt omfang av kassasjon kan redusere årlig tilvekst. Usikkerhet om at arkivdanningen stort sett vil foregå elektronisk fra ca 2015. Siden avleveringen skjer etter 25-30 år, vil det frem til 2040-årene mottas papirmateriale. Det forventes noe mottak av papirmateriale også etter dette. Selv om det er usikkerhet knyttet til den årlige tilveksten i arkivmateriale, er det tilfredsstillende dokumentert at dagens kapasitet ikke er tilstrekkelig. 3.2.3 Interessentanalyse Behovsanalysen inneholder en interessentoversikt der det for de 12 interessentene er beskrevet: Relasjon til tiltakene/hvorfor en interessent Interessentens formelle vedtak med betydning for tiltakene Behov/mål i forhold til tiltakene Interne behov/egeninteresser Kritiske faktorer for tiltakene (hva kan tiltakene gjøre for å ivareta behovene/løse kryssende behov) Grad av innflytelse Kvalitetssikrers vurdering Det er vår vurdering at rapporten om Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer inneholder en kartlegging av interessenter/aktører slik det er stilt krav til en behovsanalyse. Dette omfatter interessenter relatert til beslutnings- og gjennomføringsprosessen. Eventuelle interessekonflikter eller særskilte interesser som potensielt er i strid med prosjektets føringer og målsettinger, eventuelt i motstrid med hverandre er ikke drøftet i analysen. Det er i KVU gitt en grei beskrivelse av Arkivverkets saksbehandling av brukerforespørsler og vist oversikter over journalførte brukerforespørsler og saksbehandling av brukerforespørsler. Terramar, Oslo Economics og Promis Side 19 av 62 5. august 2011
Page 1 and 2: Kvalitetssikring av konseptvalg (KS
Page 3 and 4: KS 1-rapport, Arkivverkets håndter
Page 17: KS 1-rapport, Arkivverkets håndter
Page 69 and 70:
KS 1-rapport, Arkivverkets håndter
Page 71 and 72:
Page 73 and 74:
Page 75 and 76:
Page 77 and 78:
Page 79 and 80:
Page 81 and 82:
Page 83 and 84:
Page 85 and 86:
Page 87 and 88:
Page 89 and 90:
Page 91 and 92:
Page 93 and 94:
Page 95 and 96:
Page 97 and 98:
Page 99 and 100:
Page 101 and 102:
Page 103 and 104:
Til: Terramar v/ Ole Martin Semb Fr
Page 105 and 106:
FDV-kostnader Rådgivende ingeniør
Page 107 and 108:
Prisdato: April 2011 Prosjektdata:
show all

(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?