(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst
(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst
(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
KS 1-rapport, <strong>Arkivverkets</strong> <strong>håndtering</strong> <strong>av</strong> <strong>arkivtilvekst</strong> og digitaliseringsutfordringer<br />
1 INNLEDNING<br />
1.1 Bakgrunn<br />
I henhold til regelverket om økonomistyring i staten stilles det særskilte kr<strong>av</strong> om ekstern<br />
kvalitetssikring for statlige investeringer over 750 mill kr. Første del <strong>av</strong> kvalitetssikringen<br />
kalles KS 1 og omfatter kvalitetssikring <strong>av</strong> konseptvalget ved fullført forstudie. For prosjekter<br />
som har gått videre til forprosjektfasen skal kostnadsoverslag og styringsunderlag kvalitets-<br />
sikres gjennom en KS 2 før prosjektet fremmes for Stortinget.<br />
Ved statsarkivene i Hamar, Kristiansand, Kongsberg, St<strong>av</strong>anger og Oslo samt Riksarkivet vil<br />
det de nærmeste 10-15 årene måtte skaffes ekstra arkivplass tilsvarende ca. 90 000<br />
hyllemeter. Sammen med Norsk Helsearkiv, som er bestemt etablert på Tynset, blir det ca.<br />
120 000 hyllemeter arkiv som må håndteres på en arkivforsvarlig måte fram til 2025.<br />
Sammenfall i tid for flere likeartete utbyggingsprosjekter i Arkivverket gjør det nødvendig å<br />
vurdere dem i et samlet perspektiv. Regjeringen har besluttet å gjennomføre en KS 1-<br />
prosess for å finne løsninger som setter Arkivverket i stand å håndtere papirbasert<br />
arkivmateriale fra statlig forvaltning i årene som kommer.<br />
Det foreligger to utredninger om <strong>arkivtilvekst</strong> og digitaliseringsutfordringer. Arkivverket har<br />
utarbeidet analyse <strong>av</strong> behov, strategi og overordnede kr<strong>av</strong> (datert 9.9.2010), og Kultur-<br />
departementet (KUD) har fått utarbeidet en alternativanalyse (Metier, 28.1.2011).<br />
1.2 Om oppdraget<br />
Terramar AS, PROMIS AS og Oslo Economics AS har på oppdrag fra Finansdepartementet<br />
(FIN) og Kulturdepartementet (KUD) utført kvalitetssikring (KS 1) <strong>av</strong> konseptvalgutredning<br />
om <strong>Arkivverkets</strong> <strong>håndtering</strong> <strong>av</strong> <strong>arkivtilvekst</strong> og digitaliseringsutfordringer. Oppdraget er<br />
gjennomført i henhold til de kr<strong>av</strong> som fremgår <strong>av</strong> ramme<strong>av</strong>talen (mars 2011) mellom FIN og<br />
Terramar/PROMIS/Oslo Economics (heretter kalt kvalitetssikrer) om kvalitetssikring <strong>av</strong><br />
konseptvalg (ramme<strong>av</strong>talens punkt 5).<br />
Formålet med KS 1 er å sikre at konseptvalget undergis reell politisk styring, og i henhold til<br />
retningslinjene for KS 1 pålegges fagdepartementet å utrede nullalternativet og minst to<br />
reelle alternative konsepter før Regjeringen <strong>av</strong>gjør om forprosjekteringen skal igangsettes.<br />
Ordningen er etablert for å hindre at den initielle planleggingen konsentreres om en<br />
detaljering <strong>av</strong> ett bestemt alternativ, før det er godtgjort at dette alternativet best ivaretar<br />
behovet som ligger til grunn for forslag om investering.<br />
Vår funksjon er å støtte departementenes kontrollbehov med den faglige kvalitet på<br />
beslutningsunderlaget. Oppdraget omfatter tre hovedelementer:<br />
a) Kvalitetssikre (gjennomgå og vurdere) behovsanalysen, strategikapitlet, overordnede<br />
kr<strong>av</strong>, mulighetsstudien og alternativanalysen<br />
b) Utføre en samfunnsøkonomisk analyse <strong>av</strong> alternativene i henhold til<br />
Finansdepartementets veiledning<br />
c) Vurdere og gi tilrådinger for forprosjektfasen<br />
Terramar, Oslo Economics og Promis Side 9 <strong>av</strong> 62 5. august 2011
Change language