(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer
5.3.2 Vurdering av nullalternativet
Nullalternativet er situasjonen som må forventes å oppstå hvis det ikke iverksettes et tiltak. I
praksis vil man måtte se på den mest sannsynlige utviklingsbane gitt at Arkivverket ikke får
økt sin kapasitet for mottak av papirarkiver fra forvaltningen.
I KVUen er følgende forutsetninger for nullalternativet benyttet:
“Arkivverket og statsforvaltningen vil ikke kunne gjennomføre lovpålagte oppgaver.
Arkivverket vil ikke kunne ta i mot nye papirarkiv når dagens magasinkapasitet er fylt
opp. Deler av den statlige forvaltningen vil derfor ha oppbevarings og
betjeningsansvar for sine papirarkiv (ca. 200 000 hm). 0-alternativet inkluderer ikke
utbygging av magasinkapasitet hos den statlige forvaltningen utover ordinært
vedlikehold. Det vil derfor bli knapt med plass til å ta vare på materialet, og det meste
vil bli oppbevart i lokaler som ikke egner seg for langtidslagring. Mye vil dermed etter
all sannsynlighet gå tapt eller bli ødelagt over tid.
Ingen økning i personell til magasinstyring og saksbehandling verken i Arkivverket
eller i statlig forvaltning, til betjening av den økte mengden papirarkiv.
Servicen overfor publikum vil bli svekket som følge av manglende ressurser,
kompetanse og materiale spredt over mange lokasjoner. Det vil ta lang tid fra
spørsmål stilles til de blir forsøkt besvart, og mye materiale vil i praksis være
utilgjengelig.
Mottak og forvaltning av digitalt skapt materiale vil ikke kunne håndteres av
Arkivverket i tilstrekkelig omfang, noe som vil føre til at store mengder arkivmateriale
vil gå tapt.”
Vår vurdering er at forvaltningen i en situasjon som beskrevet over, sannsynligvis vil gjøre
sitt beste for å oppfylle krav i arkivlov med forskrifter når det gjelder bevaring og
tilgjengeliggjøring. Videre må arkivskaper gi innsyn etter offentleglova, med de
avgrensninger som følger av taushetsplikt etter forvaltningsloven og personvern etter
personopplysningsloven.
I nullalternativet antar vi derfor at arkivskaper må sette av ressurser til arkivrom/magasin og
saksbehandling av brukerforespørsler som de i andre alternativer vil få frigjort pga.
avlevering til Arkivverket.
Disse forholdene gjør at nullalternativet i vår analyse er annerledes enn i KVU, og kan bli
mer ressurskrevende enn i andre samfunnsøkonomiske analyser. Etter vår vurdering er dette
en riktig spesifisering av nullalternativet fordi det synes å være den mest sannsynlig
utviklingsbanen gitt gjeldende lovkrav og sannsynlighet for at disse lovkravene blir fulgt.
5.3.3 Regional magasinutbygging eller sentralmagasin
Regional magasinutbygging er den vanlige utbyggingsstrategien for Arkivverket. Regional
utbyggingsstrategi innebærer at utbygging av magasiner skjer ved regionale statsarkiv og
Riksarkivet etter hvert som behovet oppstår.
Regional magasinutbygging fører til en stykkevis utbyggingsstrategi for Arkivverket – til tider
med flere samtidige utbygginger i etaten, noe som kan være krevende å håndtere. De siste
Terramar, Oslo Economics og Promis Side 34 av 62 5. august 2011