(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer
støttesystemer. En suksessfaktor vil være å ha en gjennomtenkt produksjon, dvs. logistikk og
materialflyt, før man setter i gang med digitalisering i stor skala. I motsatt fall risikerer man at
det blir tungvint å finne materialet i etterkant, man risikerer feil og man risikerer tap av data.
Det er mulig man kan få ned kostnadsnivået gjennom å sette ut digitalisering til en
kontraktspart. Nasjonalbiblioteket har f.eks. satt ut digitalisering av mikrofilm til et tysk firma,
der deler av produksjonen skjer i Tyskland, Romania og India. Prisene er betydelig lavere
enn kostnadene i Norge. Nasjonalbiblioteket utfører likevel store deler av digitaliseringen
internt. NAV har satt ut store deler av produksjonen til en leverandør i Norge, NETS AS.
Utgangspunket for kostnadsestimering er at erfaringsdata fra gjennomførte prosjekter skal
danne grunnlaget for estimering av nye prosjekter. Når det gjelder digitalisering for kassasjon
tilsvarende Arkivverket, har vi ikke klart å finne noen gjennomførte prosjekter av tilsvarende
karakter.
Vi har fått tilgang til Arkivverkets oppdaterte kostnadskalkyle fra juni 2011. Arkivverket har i
sine oppdaterte estimater lagt opp til en svært arbeidseffektiv prosess. Arkivverket har
imidlertid begrenset erfaring fra denne type prosjekter, samt begrenset tilgang til estimater
som er basert på direkte relevante og dokumenterte erfaringsdata som er korrigert i forhold til
prosjektets omgivelser.
Kvalitetssikrer antar at man i en praktisk digitaliseringsoperasjon vil være opptatt av kvalitet
og sikkerhet med hensyn til at ingenting går tapt. Digitalisering for kassasjon vil avhenge av
en lovendring, og det er sannsynlig at denne lovendringen vil stille krav
digitaliseringsprosessen for å sikre dokumentets autentisitet.
Vi har derfor vurdert at Arkivverkets estimat ikke er tilstrekkelig verifisert til å inngå direkte i
vår alternativanalyse, ettersom andre kostnadsestimater for digitalisering er vesentlig høyere.
Vi har imidlertid tatt utgangspunkt i Arkivverkets estimat og sammenlignet med de
erfaringstall vi har funnet mest relevante, dvs. erfaringstallene fra NAV og NETS AS. Deretter
har vi justert Arkivverkets estimater for de kostnadskomponentene estimatene etter vår
vurdering synes lave, samt lagt til noen nye estimatposter/kostnadskomponenter, som
nærmere beskrevet i vedlegg 1.
Vårt estimat uten mva. er 52 øre pr. ark, sammenliknet med Arkivverkets estimat fra juni
2011 på 27-28 øre pr. ark. Selv om vårt estimat er høyere enn Arkivverkets, ligger estimatet
fortsatt under erfaringstallene fra NAV, NETS AS, Nasjonalbiblioteket og Lantmäteriet.
Vårt estimat forutsetter at arkivmaterialet er i en beskaffenhet som gjør at prepareringen av
materialet kan skje i automatiserte prosesser. Videre forutsettes at det benyttes en enkel
indeksering basert på informasjon i arkivinformasjonssystemet Asta og at det skannede
materiellet skal ha tilsvarende tilgjengelighet som papirarkivene (dvs. er mindre tilgjengelig
enn de arkiver som digitaliseres for tilgjengeliggjøring, hvor man legger betydelig mer arbeid i
indeksering og metadata for å få en høy tilgjengelighet til det digitaliserte arkiver).
Ettersom det er en lang analyseperiode og personalkostnader utgjør en betydelig andel av
kostnadene har vi i den samfunnsøkonomiske analysen funnet det nødvendig å justere for
Terramar, Oslo Economics og Promis Side 43 av 62 5. august 2011