(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer
bygningsmasse. Dette skal utredes like nøye som de øvrige alternativene og
skal fungere som et referansealternativ for de andre alternativene.
2. Et digitalt alternativ, der det er tale om en løsning der papirdokumentene
digitaliseres og det originale materialet kasseres. Redusert behov for
utbygging av magasinkapasitet er ønsket konsekvens av dette alternativet.
Det skal vurderes om og i hvilken grad en slik løsning er realistisk. I tilknytning
til dette alternativet skal det også vurderes de mulighetene digital teknologi
kan gi Arkivverket i etatens utføring av sine samfunnsoppgaver.
3. Et utbyggingsalternativ, der departementet vil ha belyst to varianter, basert på
sentraldepot eller desentralisert magasinutbygging. Innenfor dette alternativet
skal noen lokaliseringsvarianter belyses særskilt:
a) etablering av Norsk helsearkiv på Tynset; øvrig utbygging skjer på
tradisjonell måte med separate utbygginger ved statsarkivene og ved
Riksarkivet
b) etablering av Norsk helsearkiv og sentraldepot på Tynset samt flytting
av Statsarkivet i Hamar til Tynset
c) etablering av sentraldepot på Tynset sammen med Norsk helsearkiv
d) etablering av sentraldepot i Oslo, eller ved ett av statsarkivene; kun
Norsk helsearkiv på Tynset.
I de ulike utbyggingsvariantene for et sentraldepot må både løsninger, der staten ved
Statsbygg er utbygger, og private, leiebaserte løsninger vurderes. Videre skal det
vurderes om eventuell utbygging av sentraldepot bør skje i én eller flere etapper.
Andre alternativer skal også kunne belyses, det samme gjelder eventuelle
kombinasjoner av de tre hovedalternativene. Dette avgjøres av departementet i løpet
av prosessen i samråd med Arkivverket og den som utfører alternativanalysen.
I alle alternativene skal det legges til grunn at Norsk helsearkiv er lokalisert til Tynset.
De ovennevnte aspektene knyttet til digitaliseringsutfordringene for Arkivverket skal
belyses i alternativanalysen. Bl.a. skal en digitaliseringsenhets funksjon og betydning
beskrives for alle alternativene. Det er sannsynlig at det digitale alternativet vil måtte
medføre raskere og mer omfattende utbygging av digitaliseringskapasitet enn
utbyggingsalternativene.
Etablering av en eventuell sentralenhet for digitalisering skal beskrives slik at det
fremgår hvilke funksjoner som kan ligge i en slik enhet, og hvilke funksjoner som kan
ligge hos de enkelte statsarkivene. Beskrivelsen skal også omfatte hvilke relasjoner
en evt. sentralenhet må ha internt i Arkivverket og evt. overfor et bredt publikum.
Sentralenhetens teknologiske behov, arealbehov, kompetansebehov og
årsverkskonsekvenser skal beskrives og godtgjøres.”
4.3 Løsningsalternativene vurdert i KVUens alternativanalyse
KVUens alternativanalyse er bygget opp med en trinnvis beslutningsprosess, for å belyse de
sentrale problemstillingene ved arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer.
1. Utbyggingsstrategi – sentraldepot eller desentral utbygging?
2. Digitalisering – for kassasjon eller ikke?
3. Arkivløsning – passiv eller aktiv lagring?
Terramar, Oslo Economics og Promis Side 26 av 62 5. august 2011