(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

More documents

Recommendations

Info

KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer Bevaring. Dvs. sikker og kostnadseffektiv forvaltning av resterende bevaringsverdig papirarkiver fra statsforvaltningen og privatarkiver, enten i papirform eller i digitalisert form. Effektmål nr 1 er knyttet til dette forholdet. Tilgjengeliggjøring. For at publikum har enkel og tidsmessig tilgang til arkivmaterialet. Tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet er en viktig del av Arkivverkets samfunns- oppdrag, og i samfunnsmålet inngår målsetting om at alle får god og enkel tilgang til kulturarv og samfunnsdokumentasjon. Dette tilsier at effektmål knyttet til tilgjengelig- gjøring burde inngå i analysen. Implisitt ligger det også en forventning om å etablere mer effektive løsninger for videre utbygging (digitalt eller tradisjonelt) slik at Arkivverket kan frigjøre midler til øvrige oppgaver. Effektmål nr 2 er etter vår oppfatning holdt utenfor Arkivverkets analyse ved at den er relatert til mottak av digitalt skapt materiale. Øvrige effektmålene er etter vår vurdering sentrale forhold som heller burde inngå i de overordnede kravene. Det er i kapittel 3.4 listet opp fem kritiske suksessfaktorer. Vi vurderer fire av disse som sentrale/viktige underlag for vår alternativanalyse. Faktor nr 3 er knyttet til digitalt skapte arkiver og er således ikke en del av denne analysen. Det er vår samlede vurdering at effektmålene ikke er tilstrekkelig konsistent med behovsanalysen og samfunnsmålet, og ikke tråd med definisjonen av effektmål. Vi har likevel, med grunnlag i ovennevnte og presiseringen i oppstartsmøtet med oppdragsgiver den 24. mars 2011, vurdert foreliggende dokumentasjon som tilstrekkelig grunnlag til å gå videre med arbeidet. 3.4 Overordnede krav Krav utgjør kapittel 4 i rapporten om Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer. Her gis en beskrivelse av krav knyttet til papirbasert arkivmateriale og krav knyttet til digitalt arkivmateriale. Vår kvalitetssikring omfatter kontroll av dokumentet med hensyn på indre konsistens og konsistens mot strategikapitlet. Videre skal det gis en vurdering av relevans og prioritering av ulike typer krav sett i forhold til målene i strategikapitlet (eksempelvis prioritering mellom funksjonelle, estetiske, fysiske, operasjonelle og økonomiske krav). Rammeavtalen sier følgende om overordnede krav: ”Det overordnede kravkapitlet skal sammenfatte betingelsene som skal oppfylles ved gjennomføringen. ---- Det er tale om to typer krav: - Krav som utledes av samfunns- og effektmålene. - Ikke-prosjektspesifikke samfunnsmål” Terramar, Oslo Economics og Promis Side 22 av 62 5. august 2011
KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer Kravkapitlet gir en framstilling av de konkrete krav som knytter seg til gjennomføringen av Arkivverkets utbygging. Kravene er formulert separat for papirbasert arkivmateriale, Norsk helsearkiv og for digitalt arkivmateriale. Kvalitetssikrers vurdering Kravkapitlet gir en framstilling av de konkrete krav som knytter seg til gjennomføringen av Arkivverkets utbygging. Det er formulert separate krav for papirbasert arkivmateriale, Norsk helsearkiv og for digitalt arkivmateriale. I en konseptfase hvor det skal velges mellom ulike konsepter, bør det tilstrebes krav på overordnet nivå som i størst mulig grad er løsnings- nøytrale. Det er ikke oppgitt noen prioritering av krav, og heller ikke om kravene er ”skal” eller ”bør”-krav. Det vises for øvrig til våre merknader under. 3.4.1 Krav knyttet til papirbasert arkivmateriale Rapportens [1] kapittel 4.2 angir krav knyttet til papirbasert arkivmateriale. Disse kravene er knyttet til bygninger og arealer for å sikre bygningsmessige løsninger i tråd med Arkivverkets spesielle krav til virksomheten: Arealvolum Spesielle funksjonskrav Lokalisering Kvalitetssikrers vurdering Flere av kravene knyttet til papirbasert arkivmateriale er greie funksjonelle og fysiske krav for å sikre bevaring av papirarkiver. Det er i kravmatrisen kapittel 4.2.7) oppgitt antall m 2 som er nødvendig for de ulike funksjonene. Riksarkivet har etter KVUen utarbeidet et forslag til romprogram for sentraldepot og Norsk Helsearkiv som introduserer nye arkivløsninger for aktiv lagring [10]. Dette romprogrammet legger opp til å bygge mer effektive bygg enn dagens arkiver. 3.4.2 Krav knyttet til digitalt arkivmateriale Rapporten [1] kapittel 4.3 angir krav knyttet til digitalt arkivmateriale. Disse kravene dreier seg om: Årsverk knyttet opp mot ulike kompetansebehov Teknologier i form av produksjons- og lagringskapasitet Arealer, vesentlig til kontorarbeidsplasser og digital produksjon Kvalitetssikrers vurdering Kravene knyttet til digitalt arkivmateriale fremstår mer som en spesifisering av løsning enn av krav til tiltaket. Det er angitt detaljerte opplysninger/verdier ved lagringskapasitet, antall skannere og antall kvm. Dette må endelig avklares gjennom senere prosjektfaser/ romprogram mv. Det foreligger, som nevnt i behovsanalysen, flere offentlige meldinger (politiske føringer) som peker på viktigheten av å tilgjengeliggjøre offentlige dokumenter. Krav utledet av dette burde Terramar, Oslo Economics og Promis Side 23 av 62 5. august 2011
Page 1 and 2: Kvalitetssikring av konseptvalg (KS
Page 3 and 4: KS 1-rapport, Arkivverkets håndter
Page 21: KS 1-rapport, Arkivverkets håndter
Page 73 and 74:
KS 1-rapport, Arkivverkets håndter
Page 75 and 76:
Page 77 and 78:
Page 79 and 80:
Page 81 and 82:
Page 83 and 84:
Page 85 and 86:
Page 87 and 88:
Page 89 and 90:
Page 91 and 92:
Page 93 and 94:
Page 95 and 96:
Page 97 and 98:
Page 99 and 100:
Page 101 and 102:
Page 103 and 104:
Til: Terramar v/ Ole Martin Semb Fr
Page 105 and 106:
FDV-kostnader Rådgivende ingeniør
Page 107 and 108:
Prisdato: April 2011 Prosjektdata:
show all

(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?