(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer
At materialet kan digitaliseres rimelig effektivt med bruk av bunkeskanning og enkel
indeksering. Indekseringen skal som utgangspunkt gi like lett tilgang for bruk som
papirversjonen.
At det kan være bruksmessig interessant å ha materialet i digital form.
Med bakgrunn i disse kriteriene konkluderer arbeidsgruppen med at arkivmengden som kan
digitaliseres for kassasjon utgjør mellom 66 300 og 88 900 hyllemeter av Arkivverkets
forventede papirskapte arkivmateriale på 525 000 hyllemeter i 2045. Det knytter seg
usikkerhet knyttet til anslaget, men arbeidsgruppen mener at dette gir et rimelig realistisk
bilde av omfanget av det materialet som kan digitaliseres for kassasjon. I kvalitetssikrers
samtaler med Arkivverket har det fremkommet at det er sannsynlig at arkivmengden som kan
digitaliseres for kassasjon kan være høyere enn dette. I tilfelle er det mulig at det må settes
andre kriterier for hva som egner seg for digitalisering for kassasjon.
Arbeidsgruppen fant at ulike arkivserier medfører varierende arbeidsmengde ved
digitalisering for kassasjon. Årsakene er først og fremst ulikt behov for tilrettelegging for
skanning og grad av indeksering.
KVUen la til grunn at det arkivmateriell som egner seg for digitalisering for kassasjon i
vesentlig grad er et annet materiell enn det som vil bli valgt ut for digitalisering for
tilgjengeliggjøring. Det innebærer at det i materiellutvelgelsen vil være lite synergier mellom
digitalisering for kassasjon og digitalisering for tilgjengeliggjøring.
Digitalisering for kassasjon vil ha to veier inn:
a) Arkiver som avleveres fra arkivskaper for digitalisering for kassasjon
b) Arkiver som allerede finnes i Riksarkivet og Statsarkivene som digitaliseres for
kassasjon for å skape mer plass i papirmagasinene.
For alternativ a) må det vurderes hvilke krav Arkivverket kan stille til arkivskaper før
avlevering. Dersom arkivskaper før avlevering kan tilrettelegge for skanningprosessen, f.eks.
ved sortering, legge inn skilleark med metadata på overordnet nivå, kan dette gi betydelige
gevinster i spart arbeid for Arkivverket. I en samfunnsøkonomisk analyse må man likevel
vurdere eventuelle kostnader som følger av økt arbeid for arkivskaper ved avlevering.
Dersom Arkivverket skal legge strengere krav på forvaltningen må også de økonomiske og
administrative konsekvensene av slike krav være utredet. Kvalitetssikrers analyse er basert
på gjeldende arbeidsfordeling, men det kan ikke utelukkes at den totale arbeidsbelastningen
kan reduseres ved en annen arbeidsfordeling mellom arkivskaper og Arkivverket.
Dersom man skal gjennomføre digitalisering for kassasjon kreves det etter all sannsynlighet
en endring av arkivloven, slik at man kan åpne for at et historisk digitalisert dokument skal ha
samme status som papiroriginalen. Man må være trygg på at den digitaliserte
representasjonen er autentisk slik at den for eksempel holder i en rettsak. En lovendring
krever utredning, høring, framlegg og behandling i Stortinget. Alle disse prosessene vil ta tid.
Det er også usikkerhet til hvilke spørsmål som dukker opp underveis, og hvor lang tid det
krever å få utredet disse spørsmål. Til slutt er utfallet av et lovarbeid usikkert – f.eks. om
Stortinget vil gjøre et lovvedtak i tråd med et forslag.
Terramar, Oslo Economics og Promis Side 37 av 62 5. august 2011