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SPECIAL VERSICHERUNG
Oftmals lohnt es sich bei Kfz-Leistungen,
wie der Behebung von Schäden,
Wartungs- und Verschleißreparaturen,
die in Rechnung gestellten Beträge
zu überprüfen. Externe Dienstleister
können hier durch teilweise automatisierte
Freigabeprozesse enorme
Einspareffekte erzielen.
Kosten einsparen
Schon in kleinen Flotten fallen eine Vielzahl von
Rechnungen an. Je nach Organisation, Struktur
und Fuhrparkgröße kann es hier von Vorteil sein,
dass die in Rechnung gestellten Beiträge durch
einen externen Rechnungsprüfer überprüft werden.
Egal ob eine nochmalige Prüfung unternehmensintern
oder -extern durchgeführt wird, sind
hier umfangreiche technische Grundverständnisse
sowie exakte und zuverlässige fahrzeugspezifische
und herstellerkonforme Daten notwendig,
um eine Rechnung fachlich korrekt zu prüfen.
Somit sollte im Vorhinein geklärt werden, ob das
Unternehmen über die Ressourcen verfügt, die
Rechnungen intern prüfen zu lassen, oder ob es
die Mitarbeiter anderweitig effektiver einsetzen
kann. Grundlegend ist dabei zu verstehen, dass
die Rechnungsprüfung nicht als Kostenfaktor,
sondern als Prozess- und Kostenoptimierung verstanden
werden soll. Denn die Kosten für eine
Rechnungsprüfung werden oftmals allein durch
die erzielten Einsparungen mehr als ausreichend
abgedeckt.
Anbieter der externen Rechnungsprüfung (Auswahl)
„Über die gesamte Laufzeit eines Fahrzeuges stehen
deren Besitzer häufig vor der Herausforderung,
die anfallenden Kosten aus den Bereichen
Service-, Verschleiß-, Räder und Reifenarbeiten
sowie Schadensinstandsetzungen in Ihrer Konformität
nach Fahrzeughersteller Vorgabe, zu
überwachen und prüfen.“ Die Entscheidung, eine
Rechnungsprüfung an einen externen Dienstleister
abzugeben, wird in den meisten Fällen durch
zu hohe interne Kosten im Bereich der Recherchearbeiten
ausgelöst. Wie eingangs beschrieben,
sollte die Rechnungsprüfung immer in Bezug zu
den möglichen Einsparungen kalkuliert werden:
„Die entscheidende Frage ist, ob der Fuhrparkmanager
vorhandene Ressourcen durch den Zukauf
einer externen Dienstleistung anderweitig effektiver
einsetzen kann. Dadurch begründet sich
in den meisten Fällen die Entscheidung für eine
externe Rechnungsprüfung“, erläutert Christian
Bergmann, Director Sales Fleet & Leasing bei der
TecAlliance GmbH.
Doch wie kann der Fuhrparkleiter durch die Rechnungsprüfung
Einsparpotenziale freisetzen? Ein
Großteil des Potenzials ist bereits in der Freigabe
von Karosserie-, Reparatur- und Wartungsaufträgen
zu finden. Hier werden Kostenvoranschläge
bereits im Rahmen der Freigabe detailliert überprüft,
wodurch nicht nur die Werkstatt eine verbindliche
Freigabe vor Reparaturbeginn, sondern
Unternehmen Control€xpert GmbH expert automotive GmbH TecAlliance GmbH
Name der Dienstleistung FleetControl Fleet X Rechnungsprüfung TecAUDIT
Ab wie vielen Fahrzeugen? 500 100 1
Wie erfolgt der
Dokumenteneingang?
Originalrechnungen per Post; Scans per E-Mail/Schnittstelle;
strukturierter Datensatz (z.B. EDi, XML); Control€perteigene
digitale Schnittstelle (PostMaster®) in zahlreichen
Autohäusern und Werkstätten
Originalrechnungen per Post; PDFs per E-Mail, FTP, usw.;
Schnittstelle zu Dokumentenmanagementsystemen des
Kunden
Originalrechnungen per Post;
PDFs per E-Mail, FTP (o. Ä.)
Prüfung von Wartungsund
Verschleißaufträgen
Prüfung von
Versicherungsschäden
ja ja ja
ja ja nein
Angebotsüberprüfung ja ja ja, manuell
Erteilung der Freigabe
an Werkstatt
Prüfung der berechneten
Arbeitszeiten
ja ja ja, manuell
ja ja ja
Prüfung der berechneten Teile ja ja ja
Erteilung der Zahlungsfreigabe ja ja ja
Bearbeitungen von
Beanstandungen
ja ja ja
Reporting, welche Arten?
detailliertes, kundenindividuelles Reporting bis auf
Fahrzeug-, Kunden-, Werkstatt-, Baugruppen- und
Rechnungspositionsebene
kundenindividuelle Reportings sowie Standardreportings
(bei Fahrzeugdaten, Höhe der Beanstandungen,
Gutschriften, Prozesslaufzeiten usw.)
kundenindividuelle Reportings sowie
Standardreportings (bei Fahrzeugdaten,
Rechnungspositionen, Werkstatt usw.)
Sonstige Leistungen
eigene digitale Kommunikationsstelle zu vielen Werkstätten
und Autohäusern; eigene Fahrzeugtypendatenbank inkl.
Arbeitswerte, UPE, Füllmengen sowie Verbundarbeiten;
Pflege der Fahrzeughistorie
Kontierung auf Sachkonten des Kunden, Schnittstellen
zur Buchhaltungssoftware und Fuhrparkmanagementsoftware
des Kunden
Herstellerdaten; Industriestandards;
Online-Dienstleistung; Vollintegration möglich;
Daten für 16 Länder/Sprachen
Kontakt für Fuhrparkleiter
Philipp Haac
Tel.: 02173/84984-632
P.Haac@controlexpert.com
Dipl.-Ing. Benno Aul
Tel.: 06051/97117-700
info@expert-automotive.com
Christian Bergmann
Tel.: 079/3499299-0
sales@tecalliance.net
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Flottenmanagement 5/2013