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auch der Flottenmanager einen mit der Werkstatt
abgestimmten Kostenvoranschlag bekommt. Bei
Control€xpert erfolgt dieser Prozess durch die
Kommunikationsplattform „PostMaster®“, welche
Schaden- und Wartungsvorgänge direkt von der
Werkstatt an den Flottenbetreiber digital versendet.
Dadurch wird die Abwicklung von Reparaturen
deutlich verschlankt. Die systematische Überprüfung
aller Rechnungen verbessert langfristig die
Zusammenarbeit mit den Werkstätten und erspart
dem Fuhrpark damit überhöhte Rechnungen. Für
den Fuhrparkleiter ergeben sich dadurch nicht
nur eine effiziente Verwaltung, sondern auch finanzielle
Entlastungen: „Insbesondere durch die
detaillierte Überprüfung von Kostenvoranschlägen
vor Reparaturbeginn können vor allem in den
Bereichen von Garantie und Kulanz häufig mehrere
Hundert Euro pro Vorgang eingespart werden“,
weiß Philipp Haac, Leiter FleetControl bei der
Control€xpert GmbH, zu berichten.
Wer die Rechnungsprüfung dann an einen Spezialisten
herausgibt, erhält bei den von Flottenmanagement
befragten Unternehmen fundierte
Leistungen von hochqualifizierten Mitarbeitern
aus den Bereichen Kfz-Wesen, Betriebswirtschaft,
IT und Management, darunter Juristen, Sachverständige,
Diplom-Ingenieure und -Informatiker.
Zudem können sie auf automatisierte Verfahren
und umfangreiche Datenbanken mit Fahrzeugdaten,
Zubehör, Werkstattkosten et cetera zugreifen.
Ein weiterer Gewinn für den Fuhrparkmanager
ist die Aufbereitung der Daten für die eigene
Buchhaltung, während er jederzeit vollen Zugriff
darauf behält, sowie die Messbarkeit des Erfolges
über entsprechende Reporting-Funktionen.
TecCONTROL
1 (ab 50 empfohlen)
nicht notwendig, Dokumente werden
durch das System selbst erzeugt
ja, zusätzlich Räder und Reifen
nein
ja, elektronisch
ja, elektronisch und manuell
ja
ja
ja
ja
kundenindividuelle Reportings sowie
Standardreportings (bei Fahrzeugdaten,
Rechnungspositionen, Werkstatt usw.)
siehe TecAUDIT + Konditionsverwaltung,
autom. Freigabeprozess; Regelgenerator;
Zentralfaktura; Finanz-Clearing
Christian Bergmann
Tel.: 079/3499299-0
sales@tecalliance.net
Bei expert automotive ist
die Rechnungsprüfung
selbst modular aufgebaut
und läuft in folgenden
Schritten ab: 1. Dokumenteneingang
(Originalrechnung,
bereits gescannte
Dokumente), 2.
Scanning/OCR-Verfahren
zum automatisierten
Auslesen der Rechnungsdaten,
3. Zuordnung der
Rechnungspositionen auf
Fahrzeuge, 4. Zuordnung
der Rechnungspositionen
auf Fahrzeugteile und Ursache
(Gewalt, Verschleiß
etc.), 5. Kontierung und
automatische Zuordnung
zum Sachkonto des Kunden,
6. Automatisierte
Prüfung der Rechnung
(steuerlich, rechnerisch,
sachlich, technisch)
anhand von Reparaturhistorie,
Reparaturbeauftragungsdaten,
Lieferantenkondition,
Benchmark-Daten,
IT-gestützte
Regelwerke sowie eine
Expertenprüfung durch
technische Mitarbeiter,
7. Bearbeitung von Beanstandung
inklusive Begründung
der Reklamation, Kommunikation
mit Werkstätten und Herstellern, Tracking
der Reaktionen und Gutschriftseingänge,
8. Zahlungsmanagement, 9. Übergabe der
Rechnungsdaten an die Kundenbuchhaltung
und als letzten Schritt das Standard-/
Kundenreporting. „Die Vorteile bei der Nutzung
aller oder einzelner Module zeigen sich
darin, dass alles in professionellen und effizienten
Prozessen abläuft, die durch die
Mengenbündelung entsprechend optimiert
sind“, erläutert Dipl.-Ing. Benno Aul, Leiter
Technik, Vertrieb und Produktentwicklung
bei der expert automotive GmbH. Er garantiert
zudem Revisionssicherheit vom Rechnungseingang
bis zur Übergabe an die Buchhaltungssysteme
der Kunden.
Wer seine Rechnungen nicht herausgeben,
aber dennoch eine Kontrollmöglichkeit haben
möchte, dem steht mit verschiedenen
webbasierten Softwares der TecAlliance
eine Alternative zur Verfügung. Durch den
Einsatz der Abwicklungsplattform TecCON-
TROL wird eine herstellerkonforme Erfassung
der Werkstattaufträge sichergestellt.
„Gestützt durch die Herstellervorgaben in
Verbindung mit den individuellen Regelwerken
und Konditionsvorgaben der Flottenmanager
und der elektronischen Akte des
jeweiligen Fahrzeugs wird ein elektronischer
Freigabeprozess realisiert. Adaptiert mit
dem elektronischen Abrechnungsprozess
und der Clearing-House-Dienstleistung von
TecAlliance ist lediglich noch ein Abgleich
des Rechnungsbetrages sowie das Auslösen
der Zahlung notwendig“, erklärt Christian
Bergmann. Bei kleinen bis mittelgroßen
Fuhrparks, die abseits von TecCONTROL ihre
Rechnungen prüfen wollen, lohnt sich ein
Blick auf TecAUDIT. Hiermit können Fuhrparkbetreiber
ihre Rechnungen manuell hinsichtlich
Fahrzeugherstellervorgaben und
Plausibilität prüfen. Dabei werden die Einzelpositionen
anhand von Arbeitszeiten (Arbeitspositionsnummer
und Stunden), Teilen
(Teilenummer, Anzahl und Preis) sowie der
Kalkulation mit oder ohne Verbundarbeitszeit
analysiert.
In einigen Worten fasst Philipp Haac, Leiter
FleetControl bei der Control€xpert
GmbH, den Nutzen der Rechnungsprüfung
über externe Dienstleister zusammen: „Der
Schlüssel zur effektiven Rechnungsprüfung
ist die automatisierte Prüfung gegen Herstellervorgaben,
Werkstattkonditionen und
Fahrzeughistorie. Dabei spiegeln sich die
Erfahrung Millionen geprüfter Rechnungen
in unseren Regelwerken wider, die wir seit
2002 bei der Rechnungsprüfung sammeln
konnten. Mit mehr als drei Millionen geprüfter
Kostenvoranschläge, Rechnungen und
Gutachten im Jahr setzen wir Standards im
Versicherungs- und Flottenbereich. Zudem
bietet der Einsatz des PostMaster® nicht
nur dem Flottenbetreiber Vorteile, sondern
sorgt vor allem auf Werkstattseite für standardisierte
Prozesse mit Großkunden, verbindliche
Reparaturfreigaben und eine beschleunigte
Bezahlung.“