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34 MILCHRINDER planung dazu bei, Entscheidungen zu vereinfachen und transparenter zu gestalten. Ausserdem hilft er als Kontrollinstrument bei der Realisation und der darauf aufbauenden Optimierung zukünftiger Arbeitsprozesse. Innerhalb des Managementregelkreises kommt den Bereichen „Information“ und „Kommunikation“ eine besondere Bedeutung zu. Über beide Bereiche können sowohl Planungs- als auch Entscheidungsprozesse wesentlich beeinflusst werden. Planung Planung Zielsetzung Zielsetzung Entscheidung Entscheidung Kontrolle Kontrolle Realisation Realisation Information Kommunikation Abbildung 3: Der Managementregelkreis als Kontrollinstrument bei Optimierungsmassnahmen. ■ Einzelbetriebliche Arbeitsplanung Der erste Schritt bei der einzelbetrieblichen Arbeitsplanung ist immer eine konkrete Zielsetzung. Diese kann auch schon als vorweg genommenes Erfolgserlebnis oder Vision interpretiert werden. Ist das Ziel gesetzt, muss über den Weg dorthin entschieden werden. Die Ziele sollten unbedingt schriftlich festgehalten werden. Planung kostet zwar Zeit und wird deshalb oft als Zeitvergeudung angesehen. Sie hilft aber, die Ziele einzuhalten, damit Zeit zu sparen und so schliesslich die Arbeitszufriedenheit für alle Beteiligten zu steigern. Ausserdem kann durch die schriftliche Planung der Kopf für wesentlichere Dinge freigehalten werden. Mit Hilfe der verschiedenen Zielsetzungen kann die Arbeitsplanung auch über kurz-, mittel- und langfristige Ziele definiert werden. Als kurzfristige Arbeitsplanung kann die Tages- oder Wochenplanung bezeichnet de lëtzebuerger ziichter 2|2012 werden. Hierbei sind kurzfristige Ziele (= taktische Ziele) schriftlich zu dokumentieren und über einen – für alle gut einsehbaren – Arbeitsplan zur Verfügung zu stellen. Dies kann über Listen im Gemeinschaftsraum oder auf einer elektronischen Agenda erfolgen. Wichtig ist hierbei, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit wissen, was, wo, von wem und wann zu erledigen ist. Die mittelfristige Arbeitsplanung als Wochen- oder Monatsplanung setzt sich mit mittelfristigen Zielen (= taktische Ziele) auseinander. Auch diese sind schriftlich zu dokumentieren. Zu beachten ist hierbei allerdings, dass bei dieser Planung Freiräume einzuplanen sind, um auch außergewöhnliches einbeziehen zu können. Da in der Außenwirtschaft eine starke Witterungsabhängigkeit bei der Arbeitserledigung vorherrscht, ist dieser Freiraum unumgänglich. Um die volle Auslastung einer Arbeitskraft zu gewährleisten, ist eine Planung von max. 60 % seiner gesamten Arbeitszeit vorzunehmen. Im Rahmen der langfristigen Arbeitsplanung bzw. bei langfristigen Zielen werden die strategischen Ziele des Landwirtschaftsbetriebes berücksichtigt. Dies erfolgt entweder in Form von Jahreszielen oder aber auch als sog. Lebensplanung. Diese Form der Arbeitsplanung ist für die langfristige Betriebsentwicklung unumgänglich und bildet eine wesentliche Grundlage für den Betriebserfolg. ■ Überbetriebliche Arbeitsplanung Die überbetriebliche Arbeitsplanung berücksichtigt neben dem Einzelbetrieb und seiner Planung den optimierten Einsatz von Maschinen und Arbeitskräften zur Verbesserung der Auslastung und zur Effizienzsteigerung. Auf den meisten Landwirtschaftsbetrieben sind weder Maschinen noch Arbeitskräfte optimal ausgelastet. Dies hat im Bereich der Maschinen erhöhte Maschinenkosten je Einheit zur Folge. Im Bereich der Arbeitskräfte führt dies teilweise zu sehr hohen Auslastungen je Arbeitskraft mit teilweise mehr als 3200 AKh je Ar- Wege aus der Arbeitsfalle Eine genaue Planung hilft, die Arbeit auf dem Landwirtschaftsbetrieb zu vereinfachen. Hierfür wurden bei Agroscope ART zehn Planungsregeln erstellt, um die verfügbare Zeit besser einzuteilen, Arbeitsfallen zu erkennen und gleichzeitig zu eliminieren. Ziele setzen: Setzen Sie die Zeit wie Pfeil und Bogen ein, zuerst zielen. Die tägliche Arbeit wird an eigenen Zielen ausgerichtet und nicht an äußeren Zuständen. Eigene Aufzeichnungen sind als Hilfsmittel wichtig (Wer schreibt der bleibt!). Vorbereiten: Am Abend wird der nächste Tag vorgeplant. Die Planung erfolgt schriftlich. Zeit für Unerwartetes und Routine muss eingeplant werden. Maximal 60 % der verfügbaren Zeit verplanen (Hilfsmittel Checklisten). Prioritäten setzen: Wichtiges zuerst erledigen, Unwichtiges weglassen (Hilfsmittel Checklisten/Aufgabenlisten). Aufgaben zusammenfassen: Gleichartige Aufgaben sollten in Zeitblöcke zusammengefasst werden, so wie es bei den Schweinehaltern schon lange läuft. (Enthornen, Klauenpflege, Trockenstellen, Abarbeiten von Post, Besprechungen, Vertreterbesuche). Vereinfachen: Teilen Sie schwierige Aufgaben in kleine Schritte auf. Legen Sie Reihenfolge und Erledigungstermine fest (Hilfsmittel Checklisten). Delegieren: Lassen Sie Andere etwas machen. Übertragen Sie Verantwortung an Mitarbeiter und delegieren Sie damit Aufgaben (Kälberhaltung, Jungviehaufzucht, Außenwirtschaft,…). Abschirmen: Nicht immer für alle erreichbar sein wollen. Vereinbaren Sie mit sich selber Termine und halten Sie diese auch ein (Schriftliche Zeitplanung). Rücksicht nehmen: Termine nicht verlegen, sich nicht verspäten und nicht zu überziehen schafft Planungssicherheit und Vertrauen (Schriftliche Zeitplanung). Kommunikationsmittel nutzen: Vereinbaren Sie Termine für Telefonate und Rückrufe. Nutzen Sie moderne Kommunikationsmittel (SMS, Mail, …). Erfolge genießen: Nehmen Sie erledigtes als Erfolg wahr und vergessen Sie nicht, sich selbst und andere zu belohnen (Visionen zulassen).
eitskraft und Jahr. Dadurch resultiert eine dauerhafte Arbeitsüberlastung mit langfristig unbefriedigenden Zuständen, vor allem auf Familienbetrieben. Über den Einsatz von Maschinengemeinschaften, Maschinenringen und Lohnunternehmern kann die Auslastung der Maschinen in der Außenwirtschaft sehr stark erhöht und damit die Wirtschaftlichkeit verbessert werden. Um Konfliktpotenzial auszuschließen sind hierbei allerdings sehr genaue Absprachen notwendig. Dies trifft insbesondere für Regionen mit wenigen zur Verfügung stehenden Feldarbeitstagen für die Arbeitserledigung (z.B. niederschlagsreiche Regionen) zu. In solchen Regionen bietet sich die Maschinengemeinschaft an, um eine optimierte Arbeitsplanung zu gewährleisten. Dies kann zum Beispiel über den überbetrieblichen Einsatz von Mähwerk, Kreiselheuer, Kreiselschwader und Ladewagen erfolgen. Anstelle der einfachen und doch teuren einzelbetrieblichen Mechanisierung können hier über die überbetriebliche Mechanisierung Arbeitszeit eingespart und über die verbesserte Auslastung auch noch Kosten reduziert werden. Aufgrund der verbesserten Auslastung kann auch noch – im Zusammenhang mit einer verkürzten Abschreibungsdauer – der technische Fortschritt bei den Maschinen besser genutzt und damit die Qualität bei der Arbeitserledigung insgesamt verbessert werden. Die Optimierung der Auslastung landwirtschaftlicher Arbeitskräfte kann ebenfalls über verschiedene Formen der überbe- Tabelle 1: Checkliste (=Notfallhandbuch) zur Melkreihenfolge, zur Arbeitserledigung und zur Qualitätssicherung MILCHRINDER 35 trieblichen Zusammenarbeit erfolgen. Dies sind zum einen einfache Formen der gegenseitigen nachbarschaftlichen Aushilfe (z.B. Ablösung am Wochenende) und zum anderen Stall- oder ganze Betriebsgemeinschaften. Über sämtliche dieser Formen wird das Arbeitsangebot gebündelt und ist somit besser planbar. Der Vorteil liegt darin, dass die beteiligten Landwirte vermehrt ihren Neigungen bei der Arbeitserledigung nachgehen können (z.B. Jungviehaufzucht, Melken, Außenwirtschaft, Büroorganisation), und dass somit ein zusätzlicher Nutzen generiert werden kann. Außerdem sind Wochenendablösungen und Ferienvertretungen über alle Formen der überbetrieblichen Zusammenarbeit einfacher möglich. Die Beteiligten kennen die Betriebe gegenseitig und können ohne großen Einarbeitungsaufwand die notwendigen Tätigkeiten erledigen. Checklisten in Form von exakten Arbeitsplänen kommt bei allen Zusammenarbeitsformen eine besondere Bedeutung zu. Bei langfristigem Einsatz solcher Checklisten für alle relevanten Bereiche können diese neben der Schwachstellenanalyse auch als Handbuch zur Arbeitserledigung bzw. zur Qualitätssicherung herangezogen werden. So kann zum Beispiel über eine einfache Checkliste im Melkstand die Melkarbeit genau beschrieben und von einem Aushilfsmelker als Bedienungsanleitung oder Notfallhandbuch herangezogen werden. Zur Absicherung des Betriebsleiters bei der Erzeugung des Lebensmittels Milch kann diese Checkliste gleichzeitig auch noch zur Qualitätssicherung herangezogen werden, indem z.B. bestimmte Tätigkeiten genau terminiert und dokumentiert werden. Tabelle 1: Checkliste (=Notfallhandbuch) zur Melkreihenfolge, zur Arbeitserledigung und zur Qualitätssicherung. ■ Schlussfolgerungen Der Einsatz von Methoden zur Arbeits- und Zeitplanung auf dem Landwirtschaftsbetrieb erscheint im Rahmen einer sich verändernden Landwirtschaft mit immer weniger verfügbaren Arbeitskräf- de lëtzebuerger ziichter 2|2012
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