Das oberösterreichische Vereinshandbuch

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ZEITZEUGEN
In Chroniken finden sich meist die großen Zusammenhänge
sowie die persönlichen Eindrücke des
Chronisten. Was fehlt, sind persönliche Aussagen und
Erinnerungen von Vereinsmitgliedern.
Noch leben ältere Mitglieder, die berichten können,
wie das war, damals vor 60, 70 Jahren, als sie mit der
Musik, dem Sportverein, den Pfadfinder unterwegs
waren. Ebenso gibt es Interessantes zu erzählen aus
der Zeit der Diktatur, des Krieges sowie der Aufbaujahre
nach dem Krieg.
Aussagen solcher Zeitzeugen können festgehalten
werden. Dazu reicht ein Tonbandgerät oder ein Gespräch
mit Notizen. Eine Jahreshauptversammlung
kann Anlass sein, Jubilare erzählen zu lassen. Vielleicht
hält er/sie persönliche Erinnerungen aber auch
selbst fest, wenn eine Anregung gemacht wird.
Ebenso gibt es vielfach Unterlagen in Privatbesitz.
Kopien solcher Unterlagen oder Repros interessanter
Fotos sind problemlos zu erstellen. Wer bei älteren
Vereinsmitgliedern nachfragt, kann auf wahre Fundgruben
stoßen.
JUGEND BEACHTEN
Natürlich sollen aber auch jüngere Vereinsmitglieder
berichten, weshalb sie dabei sind, was ihnen gefällt,
oder missfällt. Solche Interviews können Anlass sein,
die Zielrichtung des Vereins zu überdenken, vielleicht
überflüssig gewordene alte Zöpfe abzuschneiden.
Aufzeichnungen dieser Art müssen nicht gleich verwertet
werden. Bereits nach wenigen Jahren dienen
sie aber vielleicht als wertvolle Dokumente. Vor allem
aber geht viel an Wissen verloren, wenn es nicht irgendwie
festgehalten wird.
Wer überfordert ist, solche Aufzeichnungen selbst
zu erstellen, findet sicher jemanden im Ort, der die
Aufgabe übernimmt. OrtsberichterstatterInnen der
Zeitung etwa, Orts-ChronistInnen oder LehrerInnen,
die mit ihren Klassen ein heimatkundliches Projekt
gestartet haben, freuen sich über das Vertrauen.
6.6 KAMPF DER ZETTELWIRTSCHAFT
TIPPS FÜR ORDNUNG IN DER ABLAGE
VON UNTERLAGEN
Wie VereinsfunktionärInnen ihre Bereiche organisieren,
bleibt ihnen überlassen. Ob exakte Ordnung
oder kreatives Chaos – solange sich die jeweils Zuständigen
auskennen, gibt es keine Klagen.
Schlimme Erfahrungen machen aber vielfach NachfolgerInnen,
wenn sie von den VorgängerInnen
nur eine Zettelwirtschaft übernehmen können.
Ein erfahrener Sängerfunktionär: „Ich kann plötzlich
erkranken oder überfahren werde. Deshalb
habe ich sämtliche Unterlagen nach einem klaren
Organisationsprogramm abgelegt. Es ist für
jemanden kein Problem, in meiner Ablage jede
gewünschte Information sofort herauszufinden.“
ORDNEN NACH DATUM
Eine Ablage ausschließlich nach fortlaufendem Datum
hilft nicht viel weiter. Da liegen Protokolle, Noten,
Kassabelege, Mitgliederdaten zwar nach Datum
geordnet übereinander. Wer weiß aber nach einigen
Jahren noch genau, wann die wichtige Sitzung stattgefunden
hat, deren Protokoll jetzt ausgehoben werden
soll?
Sinnvoll ist eine Ordnung nach Zahlen und Farben.
Jeder Bereich ist durch seine Farbe markiert, für Untergliederungen
eignen sich Zahlen.
Bei manchen Vereinen sind nach diesem Prinzip
sämtliche Protokolle eigens zusammengefasst (1.1
Bundesleitung, 1.2 Musikausschuss usw.). Weiters
gibt es Ordner für Presseunterlagen, für sämtliche
Geldangelegenheiten und Versicherungen, für die
Anlagen (Inventar). Es besteht eine Ablage für Ehrungen,
für die Mitgliedsvereine, für Korrespondenz
sowie für Biographien. Natürlich ist auch die Chronik
eigens markiert. Zusätzlich gibt es noch überregionale
Vereinigungen, deren Satzungen, Schriftverkehr
usw. eine besondere Farbe und Nummerierung aufweisen.
72 OBERÖSTERREICHISCHES VEREINSHANDBUCH