Rapport annuel 2005 - touax group

merciaux et marketing, il est essentiellementchargé du traitement et du suivi de l’exécution de lacommande clients,• Service « crédits clients » : Rattaché au départementadministratif et comptable, il est chargé dedonner son opinion avant le traitement de la commande.L’activité de contentieux lui est rattachée. Ilprend en charge l’établissement des factures à partird’informations saisies dans le système d’informationpar le service Exploitation. L’enregistrement encomptabilité des factures est automatisé et intégré.Les principes fondamentaux du cycle revenusclientssont :• l’existence systématique de contrats de locationsaisis dans le système d’information,• l’intégration du système de gestion et de facturationavec le système comptable,• la séparation des tâches entre le service crédit, lesservices d’exploitation et la trésorerie,• la supervision régulière du montant des créditsclients (DSO – Days Sales Outstanding) par la directiongénérale.Les charges et les fournisseursLes objectifs principaux sont de s’assurer del’exhaustivité des charges, la valorisation des comptesfournisseurs et la réalité des paiements.L’organisation mise en place est la suivante :• Service Exploitation : initiateur de la commande, ilémet des « demandes d’achat » dans des limitesstrictement définies par la direction. Il réceptionnela commande une fois approuvée et s’assure de laconformité de la livraison.• Direction d’exploitation : Elle valide les demandesqui sont alors transformées en bons de commande.Elle négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveilleles conditions de vente.• Direction opérationnelle de l’activité : Elle a la responsabilitédu contrôle et de l’approbation systématiquedes factures.• Service Comptable : Il enregistre les factures sur labase des bons de commande et prépare les paiementsqui sont approuvés par la direction générale.Les principes fondamentaux du cycle charges-fournisseursreposent sur :• l’approbation de la commande,•le rapprochement entre le bon de commande avecles bons de livraison, les procès-verbaux de réceptionde travaux, les lettres de transport et les factures,• le contrôle systématique des factures par la directionopérationnelle de l’activité,• la centralisation des paiements par la directiongénérale.Les actifs corporelsL’objectif majeur est la protection du patrimoine.La société réalise un inventaire physique généraldeux fois par an en relation avec les services opérationnelset les services administratifs et comptables.Les écarts sont analysés, justifiés et présentésà la direction générale.La trésorerieLes objectifs sont transverses avec les autrescycles. Ils sont principalement assurés par unestricte séparation des tâches et l’implication de ladirection générale.Le caractère prédominant du contrôle interne ducycle trésorerie-financement est :• la gestion centralisée des flux de trésorerie grâceau suivi mensuel des flux,• le suivi des autorisations et des délégations dessignatures et des autres engagements bancaires,• la mesure et la prévision régulière des besoins detrésorerie.Description générale des procédures relativeà l’élaboration et au traitement de l’informationfinancière et comptable.Les procédures administratives et comptables sontmises en place afin que les opérations traduites dansles comptes annuels répondent aux objectifs derégularité et de sincérité. Ces procédures sont intégréesdans le contrôle interne décrit précédemment.Ces procédures reposent sur :• un système de gestion et un système comptableintégré,• une séparation des tâches dans la limite de la tailledes services,•une supervision et un contrôle des directions opérationnelles,fonctionnelles et de la direction générale.L’ensemble des informations financières et comptablesest rapporté mensuellement au service deconsolidation qui effectue un contrôle de cohérencedes flux et des méthodes appliquées. Une consolidationcomplète est réalisée trimestriellement. Uneconsolidation succincte est réalisée en février, mai,août et novembre de chaque année. Les procéduresmises en place de reporting et de consolidationvisent à garantir le respect des principes comptablesappliqués par la société.Par ailleurs, le suivi mensuel des résultats des filialeset du Groupe permet à la direction générale devérifier la traduction financière de la stratégie donnéeaux activités, de contrôler les résultats avec lesengagements budgétaires et le business plan duGroupe.Il est à noter que les filiales font l’objet de visitesrégulières des directions (générale, financière,rapport annuel 2005167