Jaarverslag 2008 - De Oever

6 . 1 . A D M I N I S T R A T I E
A. Evaluatie 2008
1. ALGEMENE EVALUATIE
VAN HET WERKJAAR 2008
Sinds januari 2008 heeft de administratie een stabiele personeelsbezetting.
Het team is sindsdien niet meer geconfronteerd
geweest met langdurige afwezigheden noch met
verloop, dit in tegenstelling tot de voorgaande jaren.
Taken krijgen meer en meer een vaste eigenaar.
Collega's krijgen de kans om taken en planningen op
elkaar af te stemmen. Er wordt gefocust op het efficiënter
maken van processen zodat ook het eindresultaat,
de dienstverlening aan collega's, andere teams en
externen, verbetert.
Als extra heeft dit ook de kans geboden om de werking
van het team, zowel binnen het team als het team binnen
het geheel van de Oever, op een andere manier te
bekijken en te evalueren.Tijdens een 2-daagse 'zoektocht'
met externe begeleiding wordt er een kritische
evaluatie gemaakt van zowel de interne werking als van
de ondersteunende rol die het team heeft binnen het
geheel De Oever.
Elementen die unaniem door het team als positief
ervaren worden zijn de flexibiliteit en de bereidheid om
elkaar te helpen. Er is een brede waaier aan kennis en
vaardigheden aanwezig, die onderling bij de teamleden
gekend is. Dit alles maakt dat de basisopdrachten zoals
o.a. het uitbetalen van de lonen en budgetten en diverse
verplichte rapporteringen steeds tijdig en met oog voor
kwaliteit behaald worden.
Het belangrijkste aandachtspunt is de afstemming van
taken en planningen, dit zowel intern als met de andere
teams. In het verleden werd hieraan te weinig aandacht
geschonken waardoor planningen en afspraken niet
gehaald werden.
Er wordt eveneens ervaren dat er niet altijd duidelijkheid
is over wederzijdse verwachtingen en dit voornamelijk in
de relatie tot de andere teams. Indien verwachtingen
duidelijk benoemd worden geeft dit minder kans op misverstanden.
Hierbij wordt flexibiliteit, wat eerder als een
sterk element benoemd werd, als valkuil aangeduid.
Door het tonen van grote paraatheid worden er
verwachtingen en evidenties gecreëerd waaraan niet in
alle omstandigheden voldaan kan worden.
Een laatste aandachtspunt is dat er een gemis ervaren
wordt aan structureel overleg waarop de verschillende
invalshoeken (wettelijke, administratieve, pedagogische)
bij elkaar gelegd worden. Het administratief team
wil graag, gelijktijdig met het inhoudelijke, kunnen meedenken
in het geheel van de werking. Dit zal de
betrokkenheid van het team verhogen.
Ondersteunend niveau
2. PRIAC'S
PRIAC 1. Het opbouwen van het documentenbeheersysteem,
webasyst zal tegen januari
2009 operationeel zijn voor het gedeelte
administratie
Deze priac is 'in wacht' gezet omwille van het ICT -
project waarbij alle teams aangesloten worden op
de centrale dataserver. Dit biedt andere mogelijkheden
naar documentbeheer die echter eerst onderzocht
moeten worden.
PRIAC 2. Het herwerken van de functieprofielen
en omschrijvingen zodat deze
voldoen aan de eisen van de organisatie en
de huidige bezetting binnen de administratie
Deze priac is volledig afgewerkt. Het team heeft samen
een nieuw functieprofiel en omschrijving opgesteld dat
gebruikt kan worden voor alle administratieve medewerkers.
Het functieprofiel en omschrijving is goedgekeurd
door de beleidsvergadering en door de Raad
van Beheer.
JAARVERSLAG 2008 - DE OEVER VZW
83