You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
24<br />
Kommunens styringssystem<br />
Kommunens styringssystem<br />
En kommune er en meget kompleks<br />
organisasjon. De fleste har et bilde av<br />
kommunen som produsent av tjenester<br />
til befolkningen. Kommunen<br />
er imidlertid mye mer enn det. Som<br />
samfunnsutvikler er det ingen organisasjon<br />
som overgår kommunen når det<br />
gjelder innsikt og innflytelse. Kommunen<br />
er også et myndighetsorgan på<br />
en rekke forvaltningsområder. Den gir<br />
både tillatelse, avslag og fører kontroll.<br />
Kommunen styres av politikere som er<br />
aktører i et komplekst samspill mellom<br />
ulike interesser i lokalsamfunnet.<br />
Styringssystemer sikrer at alle kommunens<br />
instanser arbeider mot de samme<br />
mål; at alle drar lasset i samme retning,<br />
og at retningen er riktig. Styringssystemer<br />
sikrer at kommunen kan etter-<br />
årshjul i molde kommune 2011<br />
administrative oppgaver: inne i sirkel. politiske oppgaver: utenfor sirkel.<br />
Politisk vedtak 15. desember:<br />
BUDSJETT 2012<br />
BESTILLING 2012<br />
ØKONOMIPLAN 2012-2015<br />
3. kvartalsrapport sykefravær 2011<br />
Nytt kommunestyre behandler mål og<br />
strategier for planperioden 12-15 i november.<br />
Budsjett 2012 og økonomiplan<br />
2012-2015 behandles i formannskapet<br />
i november.<br />
Oktober<br />
2. tertialrapport økonomi 2011<br />
2. kvartalsrapport sykefravær 2011<br />
Kommunestyret 1. september.<br />
Rammer og føringer før<br />
budsjett 2012.<br />
Øvrige økonomirapporter behandles<br />
administrativt, i Drifts- og forvaltningsstyret<br />
og i styrene for KF.<br />
Årshjulet angir tidspunkt for utførelse<br />
av viktige politiske og administrative<br />
oppgaver. En del av prosessene i hjulet<br />
er knyttet til styringssystemet ”Balansert<br />
Målstyring”. Status og prognoser<br />
knyttet til økonomi, samt status på<br />
sykefravær, er rapportert jevnlig i løpet<br />
av året, og utvalgte brukerundersøkelser<br />
Revisjon av beredskapsplaner<br />
innen 1. desember<br />
Sykefravær pr. 3. kvartal<br />
Formannskapets forslag til budsjett og<br />
økonomiplan legges ut til offentlig ettersyn<br />
Rådmannens skisse til budsjett og økonomiplan<br />
sendes Formannskapet i november<br />
Anministrativt arbeid med budsjett,<br />
økonomiplan og tiltaksplaner 2012<br />
Boligsosial handlingsplan, årlig revisjon<br />
Oppfølging tiltaksplaner 2011<br />
Enhetenes arbeid med budsjett,<br />
økonomiplanog tiltaksplaner ferdigstilles<br />
Økonomi pr. 2. tertial. Sykefravær pr. 2. kvartal<br />
Juli<br />
Januar<br />
• Evaluering tiltaksplaner 2010<br />
• Tiltaksplaner 2011, med oppfølging<br />
av undersøkelser<br />
• Utvalgte brukerundersøkelser<br />
• KOSTRA-tall for 2010 rapporteres<br />
innen 15. februar<br />
• ÅRSREGNSKAP ferdig 15. februar<br />
ÅRSRAPPORT 2010 klar innen 15. mars<br />
Dialogmøter<br />
Reforhandling av lederavtaler<br />
Kvalitetssikre KOSTRA-data mellom 15. mars og 15. april<br />
Økonomi pr. 1. tertial, og sykefravær pr. 1. kvartal<br />
Analyse av KOSTRA-data<br />
Oppfølging tiltaksplaner 2011<br />
er gjennomført. KOSTRA-data og annet<br />
statistisk materiale har også bidratt med<br />
viktig styringsinformasjon.<br />
En vesentlig endring fra 2010 til 2011<br />
var at dialogmøter ikke har vært gjennomført<br />
på samme måte som tidligere<br />
år. Det var i 2011 kun komitè 1 som<br />
prøve det som er utført, og bidrar til å<br />
synliggjøre behov for endringer. Molde<br />
kommune har i dag moderne og velutviklede<br />
styringssystemer som forbedres<br />
og videreutvikles i tråd med behov<br />
og tilgjengelige ressurser. Gode og<br />
funksjonelle styringssystemer har vært<br />
prioritert fra både politisk og administrativ<br />
ledelse i flere år.<br />
Budsjett og økonomiplan er kommunestyrets<br />
bestilling for drift og investering.<br />
Dialogmøter i Komite 1<br />
i forkant av rapportering<br />
til kommunestyrets møte 19. mai.<br />
April<br />
1. tertialrapport økonomi 2011<br />
1. kvartalsrapport sykefravær 2011<br />
Politisk vedtak i april/mai:<br />
• ÅRSRAPPORT 2010<br />
• Kontrollutvalgets <strong>årsrapport</strong><br />
med oppstilling og vurdering<br />
av politiske vedtak.<br />
Kommunestyret 16. juni: Revidert kommunebudsjett og økonomiplan.<br />
gjennomførte dialogmøter. Komiteen var<br />
sammensatt av ordfører, varaordfører,<br />
kommunestyrets gruppeledere, administrasjonen<br />
og to hovedtillitsvalgte.<br />
Kommunen har nå en egen boligsosial<br />
handlingsplan, og en årlig revisjon av<br />
denne er nedfelt i kommunens årshjul.<br />
rettesnora - kommunens<br />
kvalitetsstyringssystem<br />
Molde kommune har et helhetlig elektronisk<br />
kvalitetsstyringssystem som skal<br />
ivareta kravet om internkontroll samt de<br />
kvalitetskrav som lover, forskrifter og<br />
egne standarder stiller. Systemet består<br />
av 4 moduler; balansert målstyring<br />
(BMS) - rapportering, kvalitetsdokumentasjon,<br />
risikostyring og avvikshåndtering<br />
og forbedringstiltak. Rettesnora er et<br />
internt system som er lett tilgjengelig<br />
for alle kommunens ansatte. Hittil har<br />
Rettesnora vært bygd opp av flere separate<br />
moduler. I den nye versjonen som<br />
nå er under innføring, vil alle moduler<br />
utenom BMS være integrert i samme<br />
bilde. Dette vil gjøre det enklere og mer<br />
oversiktlig for den enkelte bruker.<br />
balansert målstyring<br />
Balansert målstyring tilsier at målinger<br />
og rapporteringer innenfor ulike fokusområder<br />
skal sees i en sammenheng.<br />
Dette gjelder økonomi, sykefravær og<br />
bruker- og medarbeiderundersøkelser.<br />
Kommunens BMS - verktøy de siste<br />
årene, ble avviklet i januar etter at<br />
leverandøren ikke lengre så grunnlag<br />
for å videreutvikle dette. Økonomi- og<br />
sykefraværsrapportering er imidlertid<br />
gjennomført, og det er etablert rutine<br />
på at disse rapportene blir behandlet<br />
i samme politiske møter. Kommunen<br />
har gode verktøy for gjennomføring av<br />
undersøkelser, og det foreligger resultat<br />
fra undersøkelser i 2011. Årsrapporten<br />
viser dette og det vises til målekort for<br />
hver enhet som sammenstiller resultatene<br />
i et bilde.<br />
Kvalitetsdokumentasjon<br />
Denne modulen er bygd opp i samsvar<br />
med de 5 fokusområdene kommunen<br />
har i sitt målekort; organisasjon,<br />
samfunn og livskvalitet, brukere, medarbeidere<br />
og økonomi. Her dokumenteres<br />
hvordan kommunen planlegger,<br />
dokumenterer, organiserer, utøver og<br />
vedlikeholder sine tjenester i henhold til<br />
gitte myndighetskrav og interne standarder.<br />
De dokumenter som finnes i denne<br />
modulen, skal til enhver tid være<br />
oppdaterte og gjeldende noe som tilsier<br />
et kontinuerlig vedlikeholdsarbeid.<br />
risikostyring<br />
Molde kommune har enda ikke tatt i<br />
bruk denne modulen av kvalitetsstyringssystemet.<br />
Bakgrunnen for dette<br />
er at kommunen nå avventer den nye<br />
versjonen av Rettesnora.<br />
avvikshåndtering og forbedringstiltak<br />
Avvik forteller om uønskede hendelser<br />
som avviker fra myndighetskrav eller<br />
kommunens egne standarder. Rapportering<br />
av avvik, merknader og personskader<br />
gjøres i den hensikt at det skal<br />
føre til forbedringer ved å sette inn tiltak<br />
som medfører at uønskede hendelser<br />
ikke skal skje igjen. Flere ledere bruker<br />
avviksrapportering som grunnlag for<br />
kontinuerlig forbedringsarbeid i sine enheter.<br />
Avvikene meldes elektronisk og<br />
behandles i linjen av de enkelte enheter.<br />
I 2011 ble det rapportert om 2.275<br />
uønskede hendelser. Disse ble hovedsakelig<br />
meldt fra pleie- og omsorgstjenestene,<br />
enheten tiltak funksjonshemmede<br />
og skolene.<br />
25<br />
Kommunens styringssystem
Change language