Regulamento Interno de Funções e Tarefas - Câmara Municipal de ...

Assistente OperacionalExercer funções de natureza executiva, de carácter manual oumecânico, enquadradas em directivas gerais definidas eindispensáveis ao funcionamento da unidade orgânica;Zelar pelas instalações e equipamentos afectos à sua actividade,garantindo a sua funcionalidade e actualização em função denecessidades objectivas;Auto-condução sempre que necessário para a satisfação dasnecessidades do serviço, desde que devidamente habilitado para oefeito.AuxiliarAdministrativoTelefonistaregistando as anomalias/inconformidades detectadas e providenciando pela sua correcção;Cumprir os procedimentos internos, contribuindo para a sua melhoria contínua, suportada por uma avaliação crítica sistemática epela formulação de propostas de alteração;Apoiar a direcção da unidade orgânica no controlo do cumprimento das disposições estabelecidas em matéria de pessoal,garantindo a interlocução com a Divisão de Recursos Humanos;Recolher, tratar e fornecer a informação adequada à elaboração de relatórios de gestão/actividades e outros instrumentos deapoio à gestão;Arquivar a documentação, organizando-a em função do tipo de assunto ou do tipo de documento, respeitando regras eprocedimentos de gestão documental em vigor;Efectuar atendimento telefónico e presencial, prestando todos os esclarecimentos necessários;Recolher as reclamações e efectuar o encaminhamento adequado;Efectuar o pedido de material, preenchendo requisições ou outro tipo de documentação, com vista à reposição de faltas everificar a sua conformidade aquando da sua recepção;Identificar e utilizar as aplicações informáticas específicas da organização;Identificar, conhecer, interpretar os pontos essenciais da regulamentação e legislação específica da área;Assegurar o apoio executivo e administrativo ao responsável hierárquico, bem como aos serviços da unidade orgânica em quese insere;Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da direcção/chefia, designadamenteseleccionar, registar e providenciar a expedição de correspondência, redigir cartas/ofícios, informações e pareceres técnicos,efectuar processamento de texto da correspondência e de outra documentação da direcção/chefia;Planear e organizar reuniões, entrevistas e outros compromissos da chefia/direcção, garantindo a preparação da documentaçãode apoio, equipamento e outros meios necessidades à realização dos mesmos;Assegurar a comunicação da direcção/chefia com interlocutores internos e externos, transmitindo orientações e informações emfunção do tipo de assunto, da sua urgência e da disponibilidade de agenda;Preparar e fornecer elementos necessários ao controlo da execução orçamental, efectuando consultas periódicas à respectivaaplicação informática para recolha de dados;Organizar e executar o arquivo de documentação de acordo com o assunto ou tipo de documento, respeitando as regras eprocedimentos de arquivo;Cumprir os procedimentos internos, contribuindo para a sua melhoria contínua, suportada por uma avaliação crítica sistemática epela formulação de propostas de alteração;Efectuar pesquisa de diversas temáticas, legislação e outros documentos relevantes;Elaborar e actualizar ficheiros internos bem como outro tipo de informação útil à gestão do serviço;Elaborar relatórios técnicos sobre a sua actividade.Efectuar a recepção, triagem, registo e distribuição interna da correspondência;Atender e encaminhar, telefónica ou presencialmente, o público interno e externo ao organismo, em função do tipo deinformação ou do serviço pretendido;Efectuar chamadas para o exterior da organização e estabelecer a comunicação entre os interlocutores utilizando o equipamentoadequado;Efectuar a recepção e entrega de documentação diversa entre os diversos serviços do organismo;Efectuar processamento de texto com base em informação fornecida superiormente;Arquivar a documentação, separando-a em função do tipo de assunto, ou do tipo de documento, respeitando regras eprocedimentos de arquivo;Controlar o material de apoio ao secretariado, verificando existências, detectando faltas e providenciando pela sua reposição;Assegurar a vigilância de instalações e acompanhar os trabalhadores e/ou munícipes aos locais pretendidos;Preencher e conferir documentação de apoio à actividade do serviço;Executar trabalhos de reprodução de documentos, tendo em conta critérios de qualidade e de acordo com as necessidades doserviço.Estabelecer ligações telefónicas para o exterior e transferir internamente as chamadas, de acordo com o assunto apresentado;Atender e encaminhar, telefónica ou pessoalmente, o público interno e externo ao serviço público, nomeadamente,trabalhadores e munícipes/utentes, em função do tipo de informação ou serviço pretendido;Conhecer a estrutura orgânica da organização e identificar as diversas áreas de intervenção, no sentido de agilizar oatendimento, direccionado as chamadas para os sectores competentes;Presta informações, dentro do seu âmbito;Registar o movimento de chamadas e anotar, sempre que necessário, as mensagens que respeitem a assuntos de serviço eREGULAMENTO INTERNO DE DESCRIÇÃO DE TAREFAS E FUNÇÕES – Anexo I ao Mapa de Pessoal 2012 Página 20 de 93