procontra Ausgabe 02/2023

78 | BERATER Maklerverwaltungsprogramme
Daten- und Dokumentenübernahme,
also beispielsweise von PDFs und
E-Mails, aus 53 Systemen. Bei Novosys
EDV („U-Makler“) wird jeweils ein
individuelles Übernahmeprogramm
geschrieben. Geschäftsführer Jens
Matschke beruhigt aber: „Diese Art
der individuellen Datenübernahme
ist bei uns bezahlbar. Nach einer Analyse
der Daten machen wir in 98 Prozent
der Fälle einen Festpreis.“
Hürde – Wille zur Veränderung
„Die wahre Herausforderung ist es,
dass Makler die über Jahre gewohnten
Arbeitsabläufe durchbrechen und
sich auf ein neues System einlassen“,
erläutert Geschäftsführer Karsten
Allesch von DEMV („Professional
works“). Dies bestätigt Matti Bargfried,
Chef von CoDie software products
(„CoDieBoard“). Viel zu selten
würden die wichtigsten Geschäftsprozesse
im alten und in den konkurrie-
»Fokus auf die Datenaufbereitung legen«
Interview mit Sabine Leipziger, Geschäftsführerin der Incon GmbH & Co. Assekuranz KG aus München
procontra: Wie lange hat Ihr Haus
überlegt, aus dem alten MVP auszusteigen?
Sabine Leipziger: Rund zwei Jahre
hatten wir das Thema auf der Agenda
und sind trotz hoher Unzufriedenheit
nicht tätig geworden.
procontra: Was gab dann den letzten
Anstoß?
Leipziger: Wir haben uns extern beraten
lassen und so einen individuellen
Anforderungskatalog erstellt. Dabei
lag ein Hauptfokus nicht nur auf dem
Funktionsumfang, sondern auch auf
einer hohen Dienstleistungsorientierung
des neuen MVP-Anbieters.
procontra: Wie lange hat die Migration
der Daten ins neue MVP gedauert?
Leipziger: Es mussten mehrere
Terabyte an Daten und Dokumenten
migriert werden. Der finale Datentransfer
hat daher vier Tage gedauert.
An diesen Tagen war das Arbeiten nur
sehr eingeschränkt möglich. Denn
während der Übertragungszeit durfte
im alten Programm nichts mehr geändert
werden. Dieses Problem wird jeder
Umsteiger haben. Wir hatten aber
durch zwei Test-Datenübernahmen im
Vorfeld mögliche Risiken minimiert.
Der Zeitbedarf war klar und auch so im
Team eingeplant.
procontra: Gab es im Nachgang
Probleme?
Leipziger: Schlecht gelaufen sind Altlasten
in den Daten, die zu einem doch
nennenswerten Aufwand an Nachbearbeitung
führten. Wir empfehlen
Kolleginnen und Kollegen, die den
Umstieg wagen wollen, im Vorfeld
noch stärker den Fokus auf die Aufbereitung
der Daten zu legen, damit
möglichst mit einer bereinigten Basis
gestartet werden kann.
procontra: Und was lief besonders
gut?
Leipziger: Die von uns gewählte Schulungsstrategie
war sehr erfolgreich.
Bereits vor dem eigentlichen Umstieg
wurden einige Schlüssel-Mitarbeiter
aus den jeweiligen Teams auf die neue
Software geschult. Das war Gold wert.
Denn später wurde in zweimal täglich
stattfindenden Meetings durch dieses
Support-Team des neuen MVP alle
aufkommenden Fragen beantwortet.
Davon profitierte die gesamte Belegschaft.
Gleich von Beginn an konnte
sie so auf ein solides, firmeninternes
Wissensfundament zurückgreifen und
nach der Umstellung sehr schnell wieder
eine gute Produktivität erreichen.
procontra: Was ist Ihr Fazit nach
erfolgreichem Umstieg?
Leipziger: Wer das neue Potenzial voll
ausschöpfen will, muss die Bereitschaft
haben, alle eigenen Prozesse
und Abläufe auf den Prüfstand zu
stellen und mit den Automatisierungsmöglichkeiten
des neuen Maklerverwaltungsprogramms
auch neu zu
denken.
procontra 2 | 2023