Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Burada kritik olan faktör içerik ve sunma ile ilgilidir. Öyle ki işveren bu<br />
dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar<br />
uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve<br />
bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.<br />
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun<br />
olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri<br />
açıklamamakla yükümlüdür. Bu duruma aykırılık aynı kanunun 24. Maddesi II<br />
fıkrası gereğince işçiye iş sözleşmesini derhal fesih hakkını verir. Bu nedenle<br />
bilgisayar programlarında tutulan özlük dosyalarının güvenliklerinin sağlanmış<br />
olmaları, 3 kişi/kişilerce erişime kapalı olmaları etik ve yasal olarak önemlidir.<br />
Özlük sürecinin dijitalleşmesi daha işe alım aşamasında başlar. Sistem<br />
üzerinde doldurulmuş olan iş başvuru formu, nakil/atama formu, teklif formu<br />
ve kişilik envanteri/yetkinlikler formu kişi adına açılmış sicil dosyası ile özlük<br />
bölümüne gelir. Bu evraklardaki bilgiler, profil çıkarmada ve veri işlemede<br />
önemlidir.<br />
Özlük süreçlerini dijitalleştirmenin en iyi yanlarından birisi de kontrollerinin<br />
yapılması aşamasındadır. İşe giriş işlemi başlatılan kişiden istenen belgeleri<br />
içeren form, mail üzerinden gönderilir ve hazırlanmış hali sisteme işlenirken<br />
barkod/kare kodlar ile doğrulamalar yapılabilir. Uygun ve doğru evraklar süreci<br />
SGK boyutuna taşır. SGK işe giriş bildirgesi online olarak gönderilir. İşe giriş<br />
işleminden sonra sistem üzerinden rol/unvan tanımlamasının yapılarak,<br />
adayın hiyerarşik şemaya dahil edilmesi sağlanır. Böylelikle deneme<br />
süresi/performans değerlendirmelerinde, izin/avans onayı vb. durumlarda<br />
onay alınacak kişi olan yöneticisi tanımlanmış olur.<br />
İşe giriş bilgisi sistem üzerinden idari işler, bilgi işlem, eğitim, iş sağlığı ve<br />
güvenliği/işyeri hekimi, işveren markası/iç iletişim, güvenlik bölümlerine<br />
bölümlerin kendi iç uygulamalarını yapabilmeleri için gönderilir. Bu aşamada<br />
yasal bildirim olan kolluk kuvvetlerine işe giriş bilgisi de ulaştırılır.<br />
İşten çıkış süreci, ilgili bölümden sistem üzerinden gönderilen yönetici onaylı<br />
bilgilendirme ile başlar. İşten çıkış mülakatı yapılması için ilgili bölüme sistem<br />
üzerinden bilgi gönderilir. Hukuksal incelemeden geçmesi gereken bir durum<br />
var ise hukuk bölümüne yönlendirme yapılması yerinde olur.<br />
‘Bordrolama ve Özlük İşleri’nin Dijitalleştirilmesi<br />
55
Change language