10.4. Las ofertas por escrito para la compra de equipo, materiales de oficina y otros requisitos, se deben dar a conocerya sea mediante notificación o pedido directo con cotización por lo menos de tres personas o empresas capacesde suministrar el equipo, los materiales de oficina y otros requisitos, si es que los haya en relación contodas las compras o contratos en exceso de los límites establecidos por el Director de Investigaciones. Parasumas menores, las propuestas de las empresas que están compitiendo, se obtendrán como se explicó anteriormenteo bien por teléfono o comunicación personal. Sin embargo, estas reglas no deben aplicarse en los siguientescasos:(a) Cuando el equipo, materiales u otros requisitos se obtienen de, o bajo contrato de los vendedores con, lasagencias gubernamentales de los Estados Miembros y el equipo, los materiales y otros requisitos son suministradosa la Comisión a los mismos precios que los obtenidos por las agencias gubernamentales;(b) Cuando el equipo, los materiales y otros requisitos se obtienen de o bajo contrato con vendedores que negociancon la Universidad de California cuyo equipo, materiales y otros requisitos son suministrados a laComisión a los mismos precios y en la misma forma como son provistos a las agencias de investigaciónde la Universidad de California, bajo las estipulaciones del Acuerdo Cooperativo entre la Comisión y laUniversidad de California;(c) Cuando se ha cerciorado que solamente existe un proveedor y que este hecho sea atestiguado por el Directorde Investigaciones o por el agente autorizado.(d) En caso de emergencia, o en donde por cualquier otra razón, la obtención de las licitaciones comercialesno está de acuerdo con el mejor uso económico de los fondos de la Comisión y que este hecho sea asíatestiguado por el Director de Investigaciones o el agente autorizado.Sección XI - Las Cuentas11.1. El Director de Investigaciones debe mantener libros y documentos de contabilidad conforme sean necesarios ydebe presentar a las Partes Contratantes las cuentas anuales correspondientes al año fiscal a las que se refieren:(a) Obligaciones pendientes al principio y al fin del año.(b) Fondos sin obligación al principio y al fin del año.(c) Los ingresos y gastos durante el año.(d) El estado de las apropiaciones, inclusivei. Las apropiaciones originales del presupuesto para el año.ii. Las apropiaciones modificadas por cualquier cambio.iii. Créditos existentes o no existentes, excluyendo las apropiaciones sufragadas por la Comisión.iv. Las sumas en contra de esas apropiaciones u otros créditos. Si es apropiado se debe también dar cualquierotra información para indicar la posición financiera en que se encuentra actualmente la Comisión.11.2. Las cuentas anuales y los libros y documentos de contabilidad de la Comisión deben ser presentados en la monedacorriente del país en el que se localiza la sede principal de la Comisión, con excepción de que aquellosfondos contabilizados en otra moneda podrán aparecer en esa moneda, con el tipo de cambio expresado en lamoneda del país en el que se localiza la sede principal y en donde fue adquirida por la Comisión.11.3. El Director de Investigaciones debe presentar a los auditores las cuentas anuales no más de 60 días después dela terminación del año fiscal.Sección XII - Auditoría externa12.1. Es necesario que una firma competente de auditores públicos se encargue de la auditoria anual de las cuentasde la Comisión.12.2. Al considerar los estatutos presupuestales para la auditoría y los auditores deben efectuar la auditoría conformeellos crean necesario para testificar:(a) Que las declaraciones financieras están de acuerdo con los libros y documentos de la Comisión;119
Que las transacciones financieras manifestadas en las declaraciones estén de acuerdo con estosestatutos financieros;(b) Que tanto las sumas depositadas como disponibles han sido verificadas por certificados recibidosdirectamente de los depositarios de la Comisión o por una cuenta actual.12.3. Los auditores deben ser los solos jueces en la aceptación total o parcial del testimonio del Director de Investigacioneso de los agentes autorizados y deben proceder a un examen comprobatorio según ellos dispongan detodos los libros y documentos financieros, incluso aquellos relacionados con los materiales de oficina, equipoy otros contratos.12.4. Los auditores podrán confirmar mediante testimonio sobre la veracidad de la auditoría <strong>inter</strong>na y podrán informara la Comisión al respecto si lo creen necesario.12.5. Los auditores, además de confirmar la autenticidad de las cuentas, pueden hacer las observaciones que creannecesarias con respecto a la eficacia de los procesos financieros, el sistema de contabilidad, control financiero<strong>inter</strong>no y, en general, sobre las consecuencias financieras de la práctica administrativa.12.6. Los auditores no deben tener poder para negar partidas en las cuentas, pero podrán llamar la atención a laComisión para que se tome una acción apropiada en cualquier transacción referente a la validez o a lacorrección de lo que ellos pongan en duda.12.7. Los auditores deben preparar un informe sobre las cuentas certificadas y sobre cualquier asunto en que la Comisión,por resolución sobre el efecto, dé instrucciones específicas de vez en cuando.12.8. Los auditores deben presentar dicho informe a la Comisión a más tardar en los próximos seis meses después determinar el año fiscal al que se refieren las cuentas.Sección XIII - Fianza13.1. El Director de Investigaciones y otros miembros del personal, según sea necesario, deben estar asegurados poruna compañía honorable de fianzas por una suma determinada de vez en cuando por la Comisión. El costo dela prima debe asumirlo la Comisión.Sección XIV - Estatutos Generales14.1. Estos estatutos deben ser vigentes en la fecha en que la Comisión los apruebe y sólo pueden ser ratificados porla Comisión.120
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