REMERCIEMENTS - ProFacility.be

Au dessus de toutes ces personnes se trouve le Comité de Direction, et à côté de toute cettestructure des « Floor Stewards » ont été désignés dans chaque département afin de porter et dereprésenter le projet auprès de leurs collègues.Le rôle des Floor StewardsIls s’occupent de surveiller si la nouvelle charte est bien appliquée mais ils sont également le relaisentre les collaborateurs et les Managers. Ils écoutent les remarques et suggestions de chacun avantde les faire parvenir à la direction. Les premiers signes de malaise ou même de conflit peuvent ainsirapidement être contrôlés.Ils constituent également une assistance de première ligne en cas de questions (comment, où,quand, …), ils peuvent se comparer à des utilisateurs pilotes ou même à des « coaches », et ils sontles premiers à découvrir les nouveautés.Le projet a été mis en œuvre sur une durée de huit mois et le groupe de projet se réunissait environune fois par semaine, ou une semaine sur deux selon les saisons, pour faire l’état d’avancement duprojet et balayer les différents thèmes à développer :La mise en place du projet : les données chiffrées en mètres carrés, les besoins eninformatique, le nouveau bâtiment, les travaux à effectuer avec le département RealEstate 58 ;Les besoins des utilisateurs : un représentant clé de chaque département, qui connait lesprocessus internes de l’entreprise, est désigné dans le groupe de projet afin de coordonnerles actions à l’intérieur de son département et de renseigner le groupe de projet sur sesbesoins (les données chiffrées de son département, le nombre de mètres carrés nécessairesà l’archivage, les différents types d’archivage, le matériel nécessaire au département, lenombre de pièces pour se concentrer, pour se réunir, pour faire des meetings). Il occupe uneplace d’interface entre le groupe de projet et les utilisateurs.Roland De Coninck s’occupait quant à lui de définir les charges qui recensaient les besoins descollaborateurs grâce à toutes les informations collectées dans les différents départements.À ce stade, les représentants des utilisateurs ont visité l’entreprise pour se rendre compte etvisualiser à quoi le nouvel environnement de travail pouvait correspondre. Ils allaient ainsi faire partde leur expérience aux autres collaborateurs.58 Le département Real Estate prend en charge tout l’aspect immobilier du Facility Management. C’est lui quis’occupe des bâtiments, des achats ou locations.35