uzasadnienie

69użytek wizyt międzynarodowych Prezydenta RP, Prezesa Rady Ministrów,Ministra Spraw Zagranicznych (§ 1 ust. 1 Instrukcji).Jak wynika z § 3 ust. 1 Instrukcji w związku z wizytamimiędzynarodowymi komórki organizacyjne MSZ zobowiązane były, wewspółpracy z placówkami zagranicznymi, do przygotowywania następującychdokumentów:- notatki koncepcyjnej przed wizytą,- materiału informacyjno – tezowego,- notatki problemowej,- notatki informacyjnej,- notatki po wizycie/spotkaniu.Notatka koncepcyjna jest dokumentem zawierającym precyzyjniesformułowane i realne do osiągnięcia cele wizyty oraz najważniejsze informacjedotyczące uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych. Powinna równieżprzedstawiać najważniejsze elementy przygotowań do wizyty (na przykładwcześniejsze konsultacje, opis oprawy medialnej przed wizytą), a takżewskazywać na główne założenia dotyczące przebiegu wizyty, umożliwiająceosiągnięcie zakładanych celów (§ 6 ust. 2 Instrukcji).Materiały informacyjno-tezowe stanowią syntetyczny materiałwykorzystywany przez członków delegacji do prowadzenia rozmów. W składmateriałów informacyjno-tezowych wchodzą między innymi takie elementy jak:tezy do rozmów, projekty przewidzianych wystąpień, sugestie do wypowiedzi dlamediów, notatki biograficzne i zdjęcia poszczególnych rozmówców, notatkiproblemowe i notatki informacyjne. (§ 9 ust. 1 i 2 Instrukcji).Notatka problemowa jest syntetycznym i aktualnym opisem wybranegoproblemu ważnego dla interesów Polski w stosunkach międzynarodowych (§ 10ust. 2 Instrukcji).Notatka informacyjna zawiera zaktualizowany, syntetyczny opis istotnychdla interesów Polski procesów, wydarzeń i zjawisk w sprawachmiędzynarodowych, w tym zwłaszcza w takich obszarach jak:- sytuacja wewnętrzna w państwie lub organizacji,- sytuacja i polityka międzynarodowa państwa lub organizacji,- stosunki bilateralne Polski z państwem lub organizacją,- sytuacja Polaków (Polonii) w państwie,- oraz w innych, w zależności od potrzeb (§ 11 ust. 1 Instrukcji).Notatka po wizycie zawiera:- ocenę realizacji celów wizyty, założonych w notatce koncepcyjnej,- skrótowe relacje z rozmów,- wnioski,- zadania i działania do zrealizowania lub podjęcia przez resorty, instytucje ikomórki organizacyjne MSZ wraz z terminami ich realizacji,- propozycję wstępnego terminu spotkania przeglądowego po wizycie, któreoceni realizację celów wizyty i zastosowanej strategii ich osiągnięcia (§ 12 ust. 1Instrukcji).