uzasadnienie

70Zgodnie z § 4 Instrukcji, rolą placówki zagranicznej w związku zkoniecznością opracowania wyżej wymienionej dokumentacji było przesłanieinformacji dotyczących zawartości przygotowywanych dokumentów jak naprzykład sugestii do programu wizyty i agendy rozmów, propozycji tez dorozmów, sugestii placówki dotyczących oprawy medialnej wizyty itp.W świetle § 5 ust. 1 Instrukcji najpóźniej 21 dni przed terminem wizytymiędzynarodowej właściwy członek kierownictwa lub upoważniony przez niegodyrektor departamentu kierunkowego zwołuje spotkanie koordynacyjne zprzedstawicielami urzędów obsługujących podmioty, o których mowa w § 1 (azatem Prezydenta RP, Prezesa Rady Ministrów), zainteresowanych resortów iinstytucji oraz odpowiednich komórek organizacyjnych MSZ.Celem spotkania koordynacyjnego jest:- określenie hierarchii i zasadniczych celów strony polskiej związanych zwizytą oraz strategii ich realizacji,- określenie kontekstu politycznego (wewnętrznego i międzynarodowego)wizyty,w tym analiza deklarowanych i przewidywanych celów partnerów zagranicznych,- omówienie planowanego przebiegu wizyty oraz rozmów,- sprecyzowanie tematów rozmów,- określenie propozycji składu delegacji i osób uczestniczących wrozmowach,- dokonanie podziału zadań związanych z przygotowaniem wizyty,- określenie zestawu i terminów przekazania materiałów do departamentukierunkowego (§ 5 ust. 2 Instrukcji).Zgodnie z ust. 6 paragrafu 5 w uzasadnionych przypadkach, właściwyczłonek kierownictwa może podjąć decyzję o odstąpieniu od zwoływaniaspotkania koordynacyjnego lub o opóźnieniu terminu jego zwołania, jeżeliuzasadnia to tryb, program lub czas trwania wizyty.Już po katastrofie, z dniem 16 marca 2011 roku, wprowadzono dostosowania wytyczne Ministra Spraw Zagranicznych w sprawie postępowaniaprzy uzyskiwaniu zezwoleń dyplomatycznych na przeloty samolotów specjalnych.W tym samym też roku podjęto prace nad zawarciem Porozumienia międzyDyrektorem Generalnym Służby Zagranicznej a Prezesem Zarządu EUROLOTS.A. w sprawie uzyskiwania zezwoleń dyplomatycznych na przeloty cywilnychsamolotów specjalnych (k. 864, k. 1040 tom VIID).W ramach Ministerstwa Spraw Zagranicznych w przygotowaniachuroczystości katyńskich w 2010 roku zasadniczy udział miały: DepartamentWschodni i Protokół Dyplomatyczny. Ponadto w organizację uroczystościzaangażowana została Ambasada RP w Moskwie. W prace przygotowawczedodatkowo włączono Departament Konsularny MSZ i DepartamentWspółpracy z Polonią MSZ.