Effekter af konkurrence om kommunal rengøring

452.3 Case: Billund Kommune2.3.1 IndledningDenne case omhandler et førstegangsudbud af rengøringsservice i Billund Kommune.Billund Kommune består af tidligere Grindsted Kommune og Billund Kommune. Den nye sammenlagteBillund Kommune besluttede, at driften af rengøringsområdet skulle udbydes i 2010. Pådet tidspunkt var der allerede nogle enheder i gammel Billund Kommune, som havde eksternrengøring, men i gammel Grinsted Kommune var der tradition for at varetage opgaven selv.Der har altid været frit valg om udbud på kommunens enheder, også i gammel Billund Kommune,hvilket betød, at rengøringsservicen kun blev udbudt på en del af kommunens enheder. 16enheder ud af kommunens ca. 50 enheder ønskede at udbyde deres rengøringsservice. På 11 afde 16 enheder blev rengøringen på forhånd varetaget af forskellige private leverandører. De resterendeca. 34 enheder i kommunen varetager selv rengøringen med egen rengøringsassistent,men indkøb af rengøringsmidler og rekvisitter er dog blevet udbudt på enhederne med internrengøring.Billund Kommune besluttede, at alle enheder, som valgte at skabe konkurrence om opgaverne,skulle udbydes i en samlet aftale frem for mindre delaftaler. Baggrunden herfor var, at kommunenønskede at opnå skarpere priser samt en standardisering af rengøringsniveauet.For at opnå en tilfredsstillende rengøringsstandard på tværs af alle kommunale enheder, bådeenheder med intern og enheder med ekstern rengøring, fik Billund Kommune udarbejdet en rengøringsanalyseaf Dansk Servicerådgivning. På baggrund af analysen tog byrådet i Billund Kommuneen politisk beslutning om standardisering af rengøringen, som efterfølgende blev indført påalle enheder i kommunen. På enhederne med intern rengøringsservice blev budgetterne justeret ihenhold til standarden.Kommunen valgte at standardisere rengøringsniveauet på frekvensniveau D, som i henhold tilkommunen er den laveste fællesnævner i branchen. Det blev politisk besluttet, at niveauet varacceptabelt og tilstrækkeligt, og der var en forventning om, at kvaliteten ikke ville blive påvirketheraf. Kommunen ville undgå at betale for en standard, som ikke er nødvendig. Rengøringsstandardenblev beskrevet vha. programmeret rengøring, så man vidste præcist, hvor mange gangeet rum af en bestemt art skulle gøres rent på flader, gulve mm. Man overvejede at udbyde medfunktionskrav, men Billund Kommune manglede erfaring og kompetencer til at medtage funktionskravi udbuddet. Problematikken for kommunen bestod særligt i, at man ikke vidste, hvordanman skulle måle og vurdere, hvorvidt leverandørerne levede op til funktionskravene. Kommunenformodede, at dette nok ikke ville være et problem, så længe der var et godt samarbejde medleverandøren, men at det ville blive problematisk i tilfælde af en konflikt.Billund Kommune gennemførte i stort set samme periode to andre udbud, udbud af måtteserviceog vinduespolering. Der var overvejelser om at sammenkoble ydelserne med rengøringsopgaven,men kommunen vurderede på baggrund af markedets struktur, at det ikke var fordelagtigt. Devurderede, at der ikke findes virksomheder, som er gode til det hele. Virksomhederne har hverderes kernekompetencer, og kommunen vurderede, at de ville få de bedste tilbud ved at udbydeenkeltstående opgaver.Billund Kommune opfatter sig selv som en kommune, der skaber konkurrence om mange opgaver.Eksempelvis har man erfaring med udbud på vejområdet, genbrugshjælpemiddeldepoter,måtteservice, vinduespolering samt udbud af diverse indkøb. Store dele af kommunens udbudsforretningforegår i en samlet enhed i kommunen, men der findes også områder, som varetages iandre dele af kommunen, herunder vejområdet. Kommunen har således en del erfaring på området.2.3.2 Udbudsprocessen