Effekter af konkurrence om kommunal rengøring

642.5 Case: Frederikssund Kommune2.5.1 IndledningI denne case beskrives Frederikssund Kommunes udbud af rengøringsservice. Udbuddet omfattedesamtlige enheder i kommunen. Det var kommunens første udbud af rengøringsservice, menreelt blev en del af enhedernes rengøring varetaget af eksterne leverandører forud for udbuddet.Der var ingen central organisation til at varetage rengøringen ved kommunesammenlægningen i2007. Det var således op til den enkelte kommunale enhed at vælge, hvorledes opgaven skulleløses. Frederikssund Kommune anslår, at godt 60 % af enhederne varetog rengøringen internt,og godt 40 % havde aftaler med forskellige rengøringsvirksomheder.Der blev taget en beslutning i kommunen om at undersøge mulighederne for at skabe konkurrenceom opgaverne i august 2008. Det var en politisk beslutning, og politikerne var generelt megetinvolveret i hele forløbet. Dette skyldes ifølge den interviewede i Frederikssund Kommune, at detvar første udbud på området og desuden det første udbud af driftsopgaver i Frederikssund Kommune.Derfor var det vigtigt for Kommunen, at politikerne var meget involveret i processen, såman på den måde ville være forberedt til eventuelt at udbyde andre områder af den kommunaledrift.Forud for udbudsprocessen fik Frederikssund Kommune udarbejdet en analyse af området af eteksternt konsulentfirma. Firmaet havde tidligere lavet en gennemgang af det tidligere FrederikssundKommunes bygninger. Den pågældende analyse blev udvidet til at omfatte alle bygninger iden nye kommune.Grundet den decentrale organisering af området havde kommunen ikke på daværende tidspunktet overblik over området og omkostningerne forbundet med opgaveløsningen, hvilket var baggrundenfor at udarbejde analysen. Analysen gav kommunen det ønskede overblik, og kommunenpåpeger det som væsentligt for en god udbudsproces at have udført et grundigt forarbejde,så der er kendskab til området. Det var vurderingen, at der var store besparelser at hente, hvilketvar en del af årsagen til, at Frederikssund Kommune besluttede at udbyde rengøringsopgaverne.Det havde også en betydning for kommunen, at rengøring er opgaver, hvor der ikkeumiddelbart er borgerkontakt.2.5.2 UdbudsprocessenUdbudsform: Funktionskrav og aktivitetskrav på fire delaftalerAlle kommunale enheder blev udbudt, herunder skoler, institutioner, svømmehal, hal, biblioteker,fællesområder på ældrecentre og rådhus. Der var 126 enheder, som var opdelt i fire delaftaler:1. Frederikssund – 53 enheder2. Slangerup – 23 enheder3. Jægerspris – 26 enheder4. Skibby – 24 enheder.ServiceConsult, som var konsulent på udbuddet, udarbejdede udbudsmaterialet og gennemførteprocessen. Der blev både udbudt rengøring og vinduespolering, men i casen ses udelukkende pårengøring.Udbuddet blev gennemført som et offentligt udbud. Udbudsmaterialet blev offentliggjort i januar2010. 24 virksomheder var interesserede i udbuddet og fik tilsendt materialet. Derefter blev derafholdt orienteringsmøde og bygningsgennemgang i marts 2010.14 virksomheder bød på opgaven, enten rengøring, vinduespolering eller begge dele. Fem af tilbuddenevar ikke konditionsmæssige. Syv af de ni konditionsmæssige tilbud var på rengøringsopgaverne.Frederikssund Kommune havde i udbudsmaterialet fastlagt, at leverandørerne skulle afgive tilbudefter både et frekvensrengøringssystem, som også kaldes aktivitetskrav, og et renhedsgradssy-