Ausgabe 05/2011 Wirtschaftsnachrichten Donauraum

FCm Fitnesscheck 2011:
Wie fit ist Ihr Travel Management
GESCHÄFTSREISE
Wer fit ist, arbeitet effizient. Das gilt auch fürs Travel Management.
Motivation, Erfahrung und persönlicher Einsatz der damit befassten
MitarbeiterInnen im Unternehmen sind leider nicht genug. Denn
wechselnde Rahmenbedingungen und neue technische Entwicklungen
geben ein rasches Tempo vor.
Welche Indikatoren die Business-Travel-Fitness
eines Unternehmens bestimmen,
zeigt der „FCm Fitness -
check“, zu finden auf www.at.fcm.travel.
Fitness im Travel Management
birgt Sparpotenzial
Experten beziffern die Einspar-Möglichkeiten
mit bis zu 30 Prozent der Geschäftsreiseausgaben.
Nur ein Teil davon entfällt auf direkte
Kosten, wie z. B. für Flüge oder Hotels.
Diese lassen sich durch gezieltes Einkaufsverhalten
und strategische Steuerung innerhalb
weniger Monate senken. „Mehr Expertise
braucht’s jedoch bei den indirekten Kosten“,
sagt Martina Grimus, Geschäftsführerin
des internationalen Geschäftsreisespezialisten
FCm TRAVEL SOLUTIONS, in Österreich
exklusiver Partner der Dr. Richard/CO-
LUMBUS-Gruppe, „denn da geht es um Optimierung
auf allen Ebenen im Prozess, vor
während und nach der Reise.“
Fitness-Tipp: Auf ExpertInnen setzen
Die Organisation von Geschäftsreisen in einem
Unternehmen bedeutet mehr als bloße
Buchung von Reiseleistungen. Aufgabe effizienten
Travel Managements ist, die dahinterliegenden
Prozesse zu analysieren und
entsprechend zu optimieren. Mit dem Ziel,
Geschäftsreisen möglichst effizient und kostengünstig
durchzuführen. Umfassende Expertise
ist gefragt. Konzerne haben das längst
erkannt und Travel-Management-Stabstellen
eingerichtet, die mit Geschäftsreisebüros zusammenarbeiten.
In KMUs ist das Travel
Management oft im Sekretariat, der Buchhaltung
oder im Einkauf angesiedelt. Dabei
ist effizientes Travel Management zu komplex,
als dass es sich nebenbei bewältigen
ließe.
Fitness-Tipp: Reiserichtlinie formulieren
Die Voraussetzung bildet die Ist-Analyse zur
Ermittlung konkreter Zahlen, Daten und
Fakten – z. B. über Reise-Gesamtausgaben,
Reiseziele, genutzte Verkehrsmittel, Buchungsklassen,
Hotels, Abrechnungs-Modalitäten
oder auch den Zeit-Aufwand für Organisation
und Planung. Auf dieser Basis
wird – akkordiert mit den EntscheidungsträgerInnen
– der Soll-Zustand in Form einer
verbindlichen Reiserichtlinie formuliert. Sie
ist das wichtigste Instrument zur Steuerung
des Reiseverhaltens. „Wer zum ersten Mal
eine Reiserichtlinie erstellt, sollte sich von
ExpertInnen beraten lassen“, rät FCm-Geschäftsführerin
Martina Grimus, „denn nur
so fließen alle wichtigen Punkte ein.“
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FCm-Geschäftsführerin Martina Grimus
Fitness-Tipp: Elektronische
Reisekosten-Abrechnung (RKA)
Nicht alle Unternehmen, für die sich’s rechnen
würde, verwenden eine Software zur
Reisekosten-Abrechnung bzw. lagern diese
an Experten aus. Dabei ist die RKA (Belege
erfassen, Tagessätze raussuchen, Richtlinien-Konformität
überprüfen, steuer- bzw.
arbeitsrechtliche Regeln berücksichtigen
usw.) meist sehr komplex und zeitaufwendig.
„FCm arbeitet hier mit dem internationalen
Spezialisten ADP Travel zusammen“,
sagt Martina Grimus, „weil es unserer umfassenden
Service-Ausrichtung entspricht,
Lösungen für alle Geschäftsreise-Bereiche
anzubieten.“
Weitere Fitness-Tipps:
n Corporate Cards (Firmenkreditkarten)
nutzen und damit den Verwaltungs-Aufwand
minimieren.
n Für Point-to-Point-Ziele und einfache
Hotel-Buchungen offene Online-Portale
(z. B. auf www.at.fcm.travel) einbeziehen,
welche Angebote vergleichen und
filtern können.
n Corporate Deals mit Leistungsträgern
(Fluglinien, Hotel-Ketten etc.) abschließen.
Ü
Checken Sie jetzt Ihre Travel Management-Fitness!
Mit dem FCm-Fitnesscheck
auf www.at.fcm.travel
Foto: FCm
WIRTSCHAFTSNACHRICHTEN 5/2011 Ö 27