Panduan Pendokumentasian Masa Lalu.pdf - Elsam

Dari gambar tersebut di atas, akan nampak bahwa petak empat persegi panjang itu merupakanwilayah kegiatan layanan Unit/Pusat Dokumentasi dalam sistem computer-based information sistem(CBIS). Dan keluaran (output) yang dihasilkan oleh suatu Unit Pusat dokumentasi, dan sistem CBISditerima oleh individu (pemakai tertentu) lalu menginterpretasikan sesuai dengan persepsi yang adapadanya (kemampuan cognitive map/style seseorang), mengevaluasinya menurut tingkatmanfaat/artinya, dan kemudian baru memanfaatkannya untuk kepentingan pengambilan putusan.Oleh sebab itu Soejono Trimo dalam melalui kitabnya menganjurkan seorang petugas dokumentasi(baca: dokumentalis) – secara khusus untuk mengetahui, mengapa terjadi perbedaanpenginterpretasian informasi? Sehingga ia dapat mengantisipasi dalam membina sumber-sumberinformasi, jenis-jenis serta karakteristik informasi yang bagaimana yang memang dibutuhkan olehorganisasinya dimana ia bergabung. Sehingga ketepatan dan kecermatan dalam memberikaninformasi kepada para pemakai jasa layanan informasi akan menentukan tingkat justifikasi eksistensisuatu unit/pusat dokumentasi yang memanfaatkan jasa layanan komputer.Fakta dan DataSebelum kita membahas lebih jauh proses "data menjadi informasi", kita pun telah membahas apa"hakekat informasi" tersebut di atas. Sejatinya, secara ringkas ia memberi arti yang samar-samarmengatakan: "informasi adalah data yang telah diproses". Meskipun demikian, kita masih belumbanyak mengetahui "apa sebenarnya data itu, serta apa dan bagaimana pemrosesan itu sendirihingga menjadi informasi yang benar-benar diperlukan oleh para pengguna informasi. Jika kita maumengakui justru aspek-aspek inilah yang paling penting dari semua pekerjaan petugas dokumentasi(dokumentalis) maupun sistem analyst dalam membina dan mengembangkan sistem informasinya.40