Računalni program profesionalnog usmjeravanja - Hrvatski zavod ...

Tajnik
Kratak opis
Tajnik/tajnica organizira i obavlja sve administrativne uredske poslove, najčešće za rukovoditelje organizacijskih
jedinica u poduzeću ili drugoj ustanovi. Piše dopise i vodi poslovnu dokumentaciju, komunicira sa
strankama i ostalim zaposlenicima, te organizira dnevni raspored osobe za koju radi.
Potrebno obrazovanje
Tajnik/tajnica najčešće ima završenu srednju stručnu školu ekonomsko–birotehničkog ili upravnog smjera
u kojoj se školuje za zanimanja poslovnog i administrativnog tajnika, upravnog referenta ili ekonomista. Za
obavljanje poslova tajnika/tajnice rukovoditelja više razine (generalnog direktora poduzeća, ministra i slično)
traži se obrazovanje višeg stupnja, viša škola ili fakultet.
Opis poslova
Tajnik/tajnica prima posjetitelje, poslovne partnere i s njima komunicira osobno ili preko telefona. Preusmjerava
telefonske pozive, preuzima i prenosi poruke, prima poštu, razvrstava je, odašilje i vodi evidenciju o
tome. Vodi dokumentaciju i odgovorna je za njezino pravilno pohranjivanje.
Samostalno ili prema naputku, tajnik/tajnica sastavlja, piše i uređuje dopise, zapisnike i drugu dokumentaciju.
Priprema i pomaže pri organizaciji radnih sastanaka te daje stručnu i administrativnu pomoć prilikom
pripreme materijala. Piše zabilješke služeći se stenografijom, koristi računalo i osnovne računalne programe
za pripremu različitih dokumenata.
Organizira službena putovanja i rezervira smještaj. Vodi rokovnik i rezervaciju termina, dogovara sastanke i
pravi njihov raspored.
Brine za ugošćivanje i posluživanje gostiju i sudionika sastanaka. Vodi kadrovsku evidenciju i evidenciju prisutnosti
na poslu.
Znanja, vještine i poželjne osobine
Tajnica mora dobro pismeno i usmeno komunicirati na hrvatskom i najmanje jednom stranom jeziku. Mora
vladati općim i poslovnim bontonom, te imati svestrano znanje s područja opće kulture.
Također, mora poznavati uredsko poslovanje, osnove i propise o sigurnosti arhivske građe, te postupke pohranjivanja
i izdvajanja dokumentacijske građe.
Potrebno je vladati stenografijom i stenodaktilografijom, znati se služiti računalom i osnovnim računalnim
programima koji se koriste u uredskom poslovanju (programima za uređivanje teksta, tabličnim kalkulatorima
i dr.), te upotrebljavati telefon, telefaks, elektroničku poštu i druga suvremena sredstva komunikacije.
Tajnik/tajnica mora poznavati osnove organizacije rada, propise iz područja radnog i trgovačkog prava,
ustavni ustroj Republike Hrvatske, zatim osnove financijskog, knjigovodstvenog i vanjsko-trgovinskog poslovanja,
te imati osnovna znanja iz gospodarstva, poduzetništva i psihologije rada.
Treba imati dobre verbalne i organizacijske sposobnosti, izvrsnu koncentraciju i pamćenje, te razvijene komunikacijske
vještine. Tajnica mora biti sposobna obavljati nekoliko poslova istodobno, prilagođavati se promjenama
i raditi na usavršavanju stručnoga znanja, te brinuti o tehničkim i drugim novostima s područja
uredskog poslovanja.
Tajnik/tajnica mora biti ljubazna, strpljiva i emocionalno stabilna osoba, diskretna, prilagodljiva u osobnim
kontaktima, stoga ovo zanimanje nije pogodno za osobe koje imaju poteškoće u socijalnim kontaktima.
Uvjeti rada
Tajnik/tajnica radi u uredu u povoljnim mikroklimatskim uvjetima. Najveći dio poslova obavlja sjedeći, često
naprežući vid pri radu za računalom, što može izazvati oštećenja vida i kralježnice. Zapreka za rad u ovom zanimanju
su veća oštećenja vida, smetnje glasovno–govorne komunikacije (mucanje i slično) i bolesti kralježnice.
Na mnogim radnim mjestima radno vrijeme prema potrebi može biti fleksibilno.
T
Popis zanimanja
329