Dobre prakse v slovenski javni upravi 2006 - Ministrstvo za notranje ...

ELEKTRONSKA OGLASNA DESKA AJPESTomaž ŽGANJARAgencija Republike Slovenijeza javnopravne evidence in storitve (AJPES)tomaz.zganjar@ajpes.si1 IZ VSEBINEAJPES je v letu 2006 za objavljanje dokumentov vpeljala elektronsko oglasno desko.Že v kratkem času delovanja elektronske oglasne deske so bile ugotovljene njeneštevilne prednosti v primerjavi s fizično (lesena, plastična, kovinska) oglasno desko.Objavljanje dokumentov na fizični oglasni deski je nesodobno, nepregledno instrankam neprijazno, še posebej pri objavljanju večjega števila obširnejših dokumentov.Poleg tega je objavljanje celotne vsebine dokumentov glede varstva osebnih podatkovproblematično. Potrebnega je tudi veliko ročnega dela v zvezi z vodenjem evidenc ovrsti dokumentov, rokih njihove objave in rokih poteka objave. Kljub temu pa ni mogočezagotoviti dokazov, da so bili dokumenti na oglasni deski resnično objavljeni in kolikočasa so bili objavljeni. Fizične oglasne deske so bile nameščene v vseh 12 izpostavahAJPES, stranke pa so v objavljene dokumente lahko vpogledale le v tistih izpostavahAJPES, ki so bile pristojne za vodenje ustreznih postopkov, v katerih so bili dokumentiizdani.Vse tovrstne pomanjkljivosti je AJPES odpravila z vpeljavo elektronske oglasne deske.Objavljanje dokumentov na elektronski oglasni deski je sodobno, pregledno in strankamprijazno. Pomembna prednost je, da na elektronski oglasni deski ni objavljena celotnavsebina dokumentov, ampak le podatki o dokumentih z navedbami, kje so izvirnidokumenti. Vzpostavljene so računalniške evidence o objavljenih dokumentih, njihovopravočasno programsko odstranjevanje z elektronske oglasne deske in elektronskoarhiviranje objavljenih dokumentov. Obstajajo dokazi o objavi in trajanju objaveposameznega dokumenta. Celotna AJPES ima eno samo elektronsko oglasno desko, kije strankam na vpogled v kateri koli izpostavi.Zasnovo in informacijsko podporo za elektronsko oglasno desko so izdelali uslužbenciAJPES sami, zato za njeno vpeljavo niso bila potrebna dodatna finančna sredstva.Delovanje elektronske oglasne deske je cenejše kakor delovanje fizične oglasne deske,saj je ročno delo uslužbencev AJPES in »papirno« poslovanje ter arhiviranje dokumentovv papirni obliki večinoma odpravljeno.