FUNDAMENTE FUNDAMENTE - Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg

Kapitel 4
Die übrigen Tagesordnungspunkte werden nach ihrer Relevanz und Schwere
geordnet. Dabei ist zu bedenken, dass es sinnvoll sein kann, zunächst mit einem
leichten Thema – quasi zum Aufwärmen - zu beginnen. Ist eine längere Sitzung
zu erwarten, sollte eine kleine Pause eingeplant werden. Diese Pause dient
einerseits der Erholung und fördert die Konzentrationsfähigkeit (insbesondere bei
abendlichen Sitzungen) sowie das Miteinander und den persönlichen Kontakt der
Sitzungsteilnehmer untereinander. Andererseits kann eine kurze Unterbrechung bei
Entscheidungsfindungen unterstützen. Dies bietet sich insbesondere dann an, wenn
bei schwierigen Fragen vor einer Entscheidung eine Diskussion geführt wird. Während
der Pause können sich die Eindrücke und Argumente setzen, zudem bietet
die Pause die Möglichkeit eines zusätzlichen gedanklichen Austausches. Darüber
hinaus ist bei der Erstellung der Tagesordnung erwägenswert: Nach vorne
gehören die Punkte, in denen Beschlüsse zu fassen sind oder zu erwarten ist, dass
sich aus einer Diskussion Arbeitsaufträge für verschiedene Personen oder Gremien
ergeben. Nachgeordnet werden können die Punkte, die wenig kompliziert sind
und z.B. der reinen Information oder der Erstellung eines Meinungbildes dienen.
Wurden Gäste (evtl. als Referenten) zu einem bestimmten Thema eingeladen,
sollte der entsprechende Tagesordnungspunkt möglichst früh in der Sitzungsgestaltung
eingeplant werden, um diesen ggf. die Möglichkeit zu geben, die Sitzung
anschließend zu verlassen.
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Als Faustregel gilt: Diejenigen Punkte, die der vollen Aufmerksamkeit der
GKR-Mitglieder bedürfen, gehören eher nach vorne. Im Verlauf der Sitzung lässt
natürlicherweise die Konzentrationsfähigkeit nach – entsprechend sollten gegen
Ende leichte, nicht kontroverse Themen angesiedelt werden.
Wie kann die Tagesordnung die Vorbereitung der einzelnen GKR-Mitglieder
auf die Sitzung unterstützen?
Aus der Tagesordnung muss für jeden klar hervorgehen, was erwartet wird: Handelt
es sich um eine Beschlussfassung, eine Information, Diskussion, Meinungsbildung,
Erfahrungsaustausch, Vortrag? Das Thema muss klar und eindeutig formuliert
sein. Zusatzinformationen z.B. über ein Projekt, das vorgestellt wird oder Materialien,
die im Laufe der Sitzung benötigt werden, sollten als Anhang mit verschickt
werden, damit sich jeder schon im Vorfeld damit beschäftigen kann.
b. Welche Arbeitsmethoden stehen zur Verfügung?
Der Einsatz der Methoden richtet sich nach dem Inhalt des Tagesordnungspunkts.
Handelt es sich um eine Beschlussfassung, so ist es sinnvoll, den Sachverhalt darzustellen,
die Beschlussvorlage zu erläutern und dann - wenn keine Fragen mehr
vorliegen - zur Abstimmung zu kommen.
Die Darstellung des Sachverhalts kann, ähnlich wie unter dem Stichwort Vortrag
oder Information, allein mündlich erfolgen. Dieses Verfahren empfiehlt sich vor
allem dann, wenn ein Beschluss in einem Ausschuss oder Gremium im Detail