Handbuch Rechnungswesen

Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
quaestur.tuwien.ac.at
DVR Nr. 0005886
Bestellungen in SAP nach erfolgter Freigabe auszudrucken und vom/von der
Freigabeberechtigten zu unterfertigen.
Diese unterfertigten Ausdrucke sind einerseits an den Lieferanten zu senden. Es darf kein
Word-Dokument für eine schriftliche Bestellung verwendet werden.
Die zweite Ausfertigung ist unterfertigt bei der Organisationseinheit als Nachweis des
Bestellvorganges zu Dokumentationszwecken abzulegen.
Bei einem Bestellwert über EUR 20.000,00 ist zusätzlich zur Freigabe in SAP auch eine
Unterfertigung durch den Leiter der Organisationseinheit erforderlich.
Bei baulichen oder infrastrukturellen Maßnahmen ist vor Eingabe der Bestellung immer
eine entsprechende Genehmigung durch Organisationseinheit Gebäude und Technik
einzuholen.
Sollte eine öffentliche Ausschreibung erforderlich sein, sind die notwendigen Maßnahmen
nach dem BVerG und nach den Vorgaben der Rechtsabteilung durchzuführen.
siehe „Informationen über die Auftragsvergabe an der TU“ der Rechtsabteilung.
Ist der Lieferant vorhanden, kann die Bestellung in SAP MM angelegt werden. Für jede
Bestellung ist ein Kontierungsobjekt anzugeben.
2.3.2 Mischfinanzierung
Eine Anlage kann aus mehreren Budgettöpfen bezahlt werden, dabei ist es möglich, §28
Gelder und §27 Gelder, aber auch Berufungsgelder, GIN und GIP’s zu mischen.
Folgende Punkte sind zu beachten:
Es darf in einer Bestellung nicht das §28 Budget und das §27 Budget gemischt werden,
da SAP nur aus einer einzigen Position das Girokonto ermittelt und alle anderen
Positionen ignoriert. Es können aber alle Aufträge (GIN, GIP, GEV, BER etc.) die das §28
Girokonto ansprechen, gemischt werden oder alle Innenaufträge (SAM, D, S, etc.) die das
jeweilige §27 Girokonto ansprechen, gemischt werden.
Es muss zuerst eine Anlagenhauptnummer mit der Bestellung angelegt werden. Der
Anlagenhauptnummer muss einem Investitionsauftrag der Mischfinanzierung zugeordnet
werden. Anschließend ist in der Quästur schriftlich mit den Daten der Hauptnummer eine
Unternummer anzufordern. Diese wird ausschließlich in der Quästur /Anlagenbuchhaltung
angelegt.
Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage der Quästur im Bereich „Anlagen“.
2.3.3 Zugang von Anlagevermögen (Rechnungseingang)
Bei Zugang/Lieferung des Anlagegegenstandes durch den Lieferanten an die bestellende
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