Handbuch Rechnungswesen

� AnsprechpartnerIn
� Innenauftrag EXK * * * * * *
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
quaestur.tuwien.ac.at
DVR Nr. 0005886
Forderungsaufbau für Einnahmen zur Exkursion
Sobald alle Teilnehmer der Exkursion bekannt sind, ist es notwendig den
Forderungsaufbau in SAP unter Angabe des EXK Innenauftrags zu erstellen. Durch die
Verwendung von „Kundenauftrag anlegen mit Bezug“ ist dies auch für eine größere Anzahl
an TeilnehmerInnen schnell und problemlos möglich.
Jede/r TeilnehmerIn, welche/r sich zur Exkursion anmeldet, erhält eine von der
Organisationseinheit in SAP erstellte Faktura. Auf dieser Faktura sind alle Bankdaten
(auch IBAN und BIC) vorhanden, welche die TeilnehmerInnen zur Einzahlung benötigen.
Als Zahlungsgrund (Verwendungszweck) wird vom Teilnehmer die Fakturanummer
90xxxxx angegeben. Erlagscheine zur Überweisung der Exkursionbeiträge liegen in der
Kassa auf.
Mit Hilfe des CO-Berichts „Aufträge Einzelposten Ist“ unter Angabe des EXK-
Innenauftrags kann von der Organisationseinheit festgestellt werden, ob und wann bereits
Einzahlungen der TeilnehmerInnen eingegangen sind. Sobald im Bericht das
Ausgleichsdatum aufscheint, hat der Zahlungseingang an diesem Tag am Girokonto
stattgefunden.
Bargeld
Einnahmen: Es gibt die Möglichkeit, die Exkursionsbeiträge bar einzunehmen. Hierbei
werden die Beiträge von der Organisationseinheit direkt von den TeilnehmerInnen
eingesammelt und anschließend in einer Summe mittels einem Einzahlungsbeleg (liegt in
der Kassa auf) und der ausgefüllten Liste der EinzahlerInnen bar in der Kassa der Quästur
einbezahlt. Ein Forderungsaufbau in SAP für Bareinnahmen ist nicht erforderlich.
Mitnahme von Bargeld zur Exkursion
VOR Antritt der Exkursionen kann mittels des Formulars „Bargeldanforderung“ein
Vorschuss für eventuelle Barauslagen während der Exkursion (z.B. für Fahrscheine,
Eintrittsgelder für Museen) an der Kassa der Quästur in bar abgeholt werden.
Hier ist es der Organisationseinheit ebenfalls möglich, mit Hilfe des CO-Berichts „Aufträge
Einzelposten Ist“ unter Angabe des EXK-Innenauftrags (Anzeigevariante /EXK_GIROK
Abfrage Einzahlung Exkursionsbeiträge) die in Summe gebuchte Einzahlung mit der
TeilnehmerInnenliste als eingescannten Beleg einzusehen und abzufragen.
Sachmittel
Ausgaben in Zusammenhang mit Exkursionen werden wie gewohnt in SAP mittels
Bestellung mit Zuordnung der jeweiligen Warengruppe und hinzufügen der
Eingangsrechnung zum EXK Innenauftrag erfasst.
Reisekosten mitreisender TU MitarbeiterInnen
Für an der Exkursion teilnehmende TU MitarbeiterInnen ist es jedenfalls erforderlich, über
ESS einen Reiseantrag und eine Reiseabrechnung durchzuführen. Die Vorfinanzierung
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