Handbuch Rechnungswesen

Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
quaestur.tuwien.ac.at
DVR Nr. 0005886
Jede/r externe/r TeilnehmerIn, welche/r sich zur Kongress/Tagung/Seminar registriert,
erhält dadurch eine von der Organisationseinheit in SAP erstellte Faktura. Auf dieser
Faktura sind alle Bankdaten (auch IBAN und BIC) vorhanden, welche die TeilnehmerInnen
zur Einzahlung benötigen. Als Zahlungsgrund (Verwendungszweck) wird vom Teilnehmer
die Fakturanummer (90xxxxx) angegeben.
Für eventuelles Sponsoring oder Spenden von Firmen ist ebenfalls zeitgerecht der
Forderungsaufbau in SAP zu erstellen.
Teilnahmegebühren für Personen, welche an der TU-Wien beschäftigt sind, werden mit
dem Formular „Innerbetriebliche Verrechnung“ und der Kopie des Registrierungsformulars
an die Quästur übermittelt.
Ausgaben in SAP erfassen
Ausgaben in Zusammenhang mit Kongresse/Tagungen/Seminare werden wie gewohnt in
SAP mittels Bestellung mit Zuordnung der jeweiligen Warengruppe und hinzufügen der
Eingangsrechnung zum KTS/KTG Innenauftrag erfasst.
Es ist nicht möglich Gehaltszahlungen an TU-Mitarbeiter über KTS/KTG-Innenaufträge
abzurechnen, da seit 2010 Salden aus Kongresse/Tagungen/Seminare sowohl in das §28
Budget als auch in den §27 Bereich abgerechnet werden können.
Ausnahme sind Entgelte als Nebentätigkeit die über KTS/KTG Innenaufträge abgerechnet
werden können.
Rücküberweisungen von einbezahlten Teilnahmegebühren erfolgen mittels Erstellung
einer Gutschrift zur Ausgangsfaktura und Bekanntgabe der Bankverbindung und ,
Kontowortlaut per Mail an die Quästur/Team Girokontenbetr./DBH.
Abschluss
Seit 2010 können Salden aus Kongresse/Tagungen/Seminare sowohl in das §28 Budget
als auch in den §27 Bereich abgerechnet werden.
Die Abrechnung eines Kongresses/Tagung/Seminars wird folgendermaßen durchgeführt:
KTS-Innenauftrag (ohne Girokontoschließung) und KTG-Innenauftrag
Für den Abschluss eines Kongresses/Tagung/Seminars ohne Girokontoschließung ist der
Saldo des KTS/KTG Innenauftrags über den CO-Bericht „Aufträge-Einzelposten-Ist“ zu
ermitteln und mit dem ausgefüllten Formular zur Innerbetrieblichen Verrechnung
an die Quästur zu übermitteln.
Nach erfolgtem Übertrag des Saldos durch die Quästur wird der KTS/KTG Innenauftrag
geschlossen.
KTS-Innenauftrag (mit Girokontoschließung)
Für den Abschluss eines Kongresses/Tagung/Seminars inklusive Girokontoschließung ist
das Formular „Girokontenschließung“ auszufüllen und der Quästur zu übermitteln.
Die Quästur erledigt in weiterer Folge die Abrechnung des Innenauftrages und die
Information an die Controllingabteilung zur Innenauftragsschließung.
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