Handbuch Rechnungswesen

Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
quaestur.tuwien.ac.at
DVR Nr. 0005886
Die Quästur empfiehlt aber dennoch, die Originalbelege weiterhin aufzubewahren, da
� die Originalbelege in Papierform einfach eine Art zweites Backup darstellen, sollte
ein technisches Gebrechen während des Scanvorganges den digitalisierten Beleg
unlesbar machen oder nicht abspeichern.
� für Projektabrechnungen von externen Geldgebern meist die Vorlage der
Originalbelege verlangt wird.
� bei Reklamationen bzw. Gewährleistungsfällen meistens die Originalrechnung
benötigt wird
Handkassa
Die Ablage der Kassenbelege erfolgt in der Quästur sortiert nach Organisationseinheiten
und chronologisch nach Datum gereiht.
Da auch die Handkassenbelege seit 01.01.2007 gescannt werden, ist es den Berechtigten
der Organisationseinheiten auch möglich, diese in SAP anzusehen.
Kassa
Kassabelege werden chronologisch nach Datum sortiert und abgelegt. Barrechnungen, die
an der Kassa refundiert wurden, werden seit dem 01.01.2007 quartalsweise elektronisch
archiviert.
2.17.1 Aufbewahrungsfristen
Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen
Belege sind sieben Jahre aufzubewahren (Anmerkung: Zum Teil existieren noch längere
Fristen, etwa bei anhängige Verfahren oder Dokumenten im Zusammenhang mit der
Immobilenbesteuerung). Soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen für die
Abgabenerhebung von Bedeutung sind, müssen sie sieben Jahre aufbewahrt werden. Die
Aufbewahrung kann auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete,
inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen
Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
Unabhängig von den Vorgaben des Gesetzgebers kann es seitens der Projektgeldgeber
bei §27 Projekten auch strengere Vorschriften geben, hier kann es beispielsweise sein,
dass Geldgeber nur Originalrechnungen und nicht die digitalisierten und archivierten
Versionen für ihre Abrechnungen anerkennen.
Aus diesem Grund empfehlen wir alle Originalbelege im Zusammenhang mit Projekten
jedenfalls bis zur vollständigen Projektabwicklung/Projektabrechnung, bzw. deutlich
darüber hinaus wenn es zu nachträglichen Prüfungen kommen kann, aufzubewahren. Hier
wäre unserer Meinung nach jedenfalls 5 Jahre nach Projektende/Abschlusszahlung, oder
länger empfehlenswert.
15.06.2012 Seite 82 von 102