Handbuch Rechnungswesen
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Quästur / E010A<br />
Karlsplatz 13<br />
1040 Wien<br />
quaestur.tuwien.ac.at<br />
DVR Nr. 0005886<br />
Organisationseinheit die Quästur zu informieren, damit die Buchung der<br />
Eingangsrechnung korrigiert wird. In diesem Fall werden die Ausgaben umgebucht und<br />
dem Aufwandskonto (Kostenart 741000) angelastet.<br />
Erhaltene Kautionen<br />
Wird von einer Organisationseinheit eine Kaution eingenommen (z.B. Schlüsselkaution) so<br />
verbucht die Organisationseinheit diese Einnahme mittels Erstellung einer<br />
Ausgangsrechnung in SAP.<br />
Soll die Kaution wieder zurückbezahlt werden, wird von der Organisationseinheit eine<br />
Gutschrift zur Ausgangsrechnung erstellt und die Quästur mittels email mit der<br />
Bankverbindung (IBAN+BIC) und Kontowortlaut in Kenntnis gesetzt. Die Kaution wird<br />
somit im nächsten Zahllauf zurücküberwiesen.<br />
2.7 Eingangsrechnungen §27 und §28<br />
2.7.1 Eingangskontrolle<br />
Bei Lieferung der bestellten Waren an die Organisationseinheit ist die betreffende<br />
Eingangsrechnung (ER) hinsichtlich folgender Punkte zu prüfen:<br />
� Ist der bestellte Gegenstand geliefert worden?<br />
� Ist die bestellte Menge geliefert worden?<br />
� Entspricht die ER den gesetzlichen Bestimmungen (siehe Punkt 2.2.)?<br />
� Wurde die ER an die TU ausgestellt?<br />
� Entspricht der fakturierte Betrag dem Anbot bzw. der Bestellung?<br />
Es ist somit auf Ebene der Organisationseinheit die sachliche und rechnerische Richtigkeit<br />
der ER zu prüfen und mittels Unterschrift auf dem Kontierungsstempel zu bestätigen.<br />
Außerdem ist die Kostenstelle / der Innenauftrag, von dem die ER bezahlt werden soll,<br />
anzugeben.<br />
2.7.2 Erfassen der Rechnung in SAP MM<br />
Falls noch nicht erfolgt, ist zuerst eine Bestellung anzulegen. Die ER wird zu der<br />
entsprechenden Bestellung erfasst.<br />
Sollte der Rechnungsbetrag vom Bestellbetrag abweichen, erfolgt bis zu einer<br />
Abweichung von 3% ein automatischer Abgleich. Bei Überschreiten des Bestellbetrages<br />
ist eine Änderung der ursprünglichen Bestellung erforderlich. Bei Unterschreiten muss das<br />
Endrechnungskennzeichen gesetzt werden, da sonst die Geldmittel als Obligo<br />
gebunden bleiben.<br />
15.06.2012 Seite 56 von 102
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