Handbuch Rechnungswesen

Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
quaestur.tuwien.ac.at
DVR Nr. 0005886
� Belege kleiner als A4 sind auf einem A4-Blatt aufzukleben (bitte nicht
aufklammern), da dadurch der fehlerfreie Scanvorgang gewährleistet wird und
„kleinere“ Belege nicht in Verlust geraten können.
� Sollten für die Verbuchung eines Beleges aufgrund eines Stornos mehrere
Barcodes gebraucht werden, ist der Beleg dementsprechend oft zu kopieren. Bitte
das Aufbringen von mehreren Barcodes auf einem Beleg vermeiden.
Hinsichtlich der Beschaffenheit der Dokumente gelten die gleichen Voraussetzungen wie
für das Kopieren oder Faxen mit Geräten mit automatischem Einzug.
Bestellung der Barcodes
Die erforderlichen Barcodes können in der Quästur (Team Kreditorenbuchhaltung und
Barzahlungsverkehr) bestellt werden.
Dazu benötigt die Quästur folgende Angaben:
� Nummer der Organisationseinheit
� Anzahl der Barcode-Blätter (ein Blatt enthält 27 Barcodes)
� ob die Barcodes per Hauspost geschickt werden sollen oder ob sie abgeholt
werden
� Name und DW des Empfängers
Die Abholung der Barcodes ist ab dem nächsten Tag möglich.
Rechnungsübernahme, Scannen in der Quästur/Kassa und Rechnungsrückgabe
Die von den Organisationseinheiten zum Scannen in die Quästur gebrachten Rechnungen
werden bei der Übernahme auf folgende Merkmale überprüft:
� Stimmt die Rechnungsanschrift?
� Ist der Kontierungsstempel ausgefüllt und unterschrieben?
� Ist ein Barcode vorhanden?
� Liegt die Rechnung im Original vor (keine Kopie!)?
Von allen korrekten Rechnungen werden die Barcodes in die Liste
„Übernahmebestätigung“ übertragen. Diese Rechnungen werden mit dem
Eingangsstempel der Buchhaltung versehen, eingescannt und entwertet.
Die fertig gescannten Rechnungen liegen in der Kassa der Quästur zur Abholung bereit.
Jeden 15. des Monats werden Listen der noch nicht elektronisch archivierten Belege an
die dafür zuständigen Mitarbeiter der Organisationseinheiten per E-Mail versendet mit dem
Ersuchen, die fehlenden Rechnungen ehestmöglich zum Scannen zu bringen.
Ablage der Eingangsrechnungen an den Instituten
Es besteht gem. § 132 (2) BAO keine Verpflichtung, die retournierten Belege
aufzubewahren, nachdem sie eingescannt worden sind. Ausführliche Erläuterungen zu
den Aufbewahrungsfristen finden sich unter Punkt 2.17.1.
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