Handbuch Rechnungswesen

2.6.4 Gutschriften/nachträgliche Entlastung
Es handelt sich um eine Gutschrift, wenn der gesamte Betrag einer Rechnung
gutgeschrieben wird.
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
quaestur.tuwien.ac.at
DVR Nr. 0005886
Bei einer nachträglichen Entlastung wird nur ein Teilbetrag einer Eingangsrechnung
gutgeschrieben.
Bei der Erfassung einer Gutschrift/nachträglichen Entlastung in SAP darf im Reiter
„Zahlung“ im Feld Rechnungsbezug nur dann die SAP-Belegnummer der
Eingangsrechnung, auf die sich die GS/nachtr. Entlastung bezieht, eingegeben werden,
wenn die Rechnung noch nicht bezahlt worden ist und die Zahlungsbedingungen auf
„sofort fällig ohne Abzug“ lauten. Andernfalls wird das Feld Rechnungsbezug leer
gelassen und die Zuordnung der Gutschrift/nachträglichen Entlastung zu einer
Eingangsrechnung erfolgt in der Quästur.
Wenn der Lieferant die Gutschrift/nachträgliche Entlastung direkt auf ein Girokonto der
Organisationseinheit überweist, muss diese mit Zahlsperre ohne Rechnungsbezug erfasst
werden
2.6.5 Kautionen
Gegebene Kautionen
Es gibt die Möglichkeit für die Organisationseinheiten, im §27 Bereich Zimmer bzw.
Wohnungen für Dritte zu mieten. Bei der Abrechnung ist eine Begründung beizulegen.
Fällt bei dieser Anmietung eine Kaution an und wird diese nach Beendigung des
Mietverhältnisses rückerstattet, ist das in die Bestandsverrechnung (Sachkonto
„Gegebene Kautionen“) aufzunehmen.
Da Bestandskonten nur durch die Quästur gebucht werden können, ist folgende
Vorgehensweise zu beachten:
Die Eingangsrechnung wird mit Kontierungsstempel und Barcode zur Buchung in die
Quästur gebracht.
Wird die Kaution schließlich auf das §27 Girokonto retourniert, wird diese von der Quästur
wieder zurückgebucht. Falls der Vermieter Kosten von der Kaution einbehält ist eine
Aufstellung bzw. Rechnung mit Kontierungstempel, Unterschriften und Barcode an die
Quästur zu übermitteln.
Zu beachten ist, dass dieses Bestandskonto das Budget der Organisationseinheit nicht
erhöht oder verringert. Diese Buchungen scheinen auch nicht im Bericht „Aufträge
Einzelposten Ist“ auf.
Falls die Kaution nach abgelaufenem Mietverhältnis nicht zurückgezahlt wird, muss die
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