Handbuch Rechnungswesen

Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
quaestur.tuwien.ac.at
DVR Nr. 0005886
2.8.1 Verwaltung
Die Verwaltung der Handkassa an der Organisationseinheit erfolgt außerhalb von SAP.
Die Geschäftsfälle sind im Kassabuch zu dokumentieren, wobei die jeweiligen Belege über
das Geschäftsjahr fortlaufend zu nummerieren sind, beginnend mit Nummer 1 für den
ersten Beleg des jeweiligen Jahres.
Der Kassenbestand ist täglich mit den Aufzeichnungen abzustimmen. Fehlbeträge in der
Kassa sind von der Organisationseinheit auszugleichen.
Jeder Kassabeleg ist von der kassaführenden Person auf formale und sachliche
Richtigkeit zu kontrollieren und mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen.
Rechnungen, die kleiner als A4 sind, sollen auf ein A4-Blatt aufgeklebt werden (bitte Tixo
nicht über den Rechnungsbetrag kleben).
Sollte eine Rechnung älter als 3 Monate sein, ist ein Begründungsschreiben auf
Institutspapier mit Unterschrift des Anweisungsberechtigten beizulegen.
Wird für einen Beleg ein aufgerundeter Betrag ausbezahlt (z.B. Trinkgeld für
Restaurantrechnungen), ist das auf der Rechnung zu vermerken und der aufgerundete
Betrag zu erfassen.
Im §27 Bereich ist jeder Beleg mit dem Kontierungsstempel zu versehen. Darin sind der
Innenauftrag, die sachliche Richtigkeit und die Unterschrift des Anweisungsberechtigten
auszufüllen.
Im §28 Bereich genügt der ausgefüllte Kontierungsstempel am Kassabuchblatt für alle
Belege, die das §28 Budget betreffen.
Die Handverlagsabrechnung darf die zugewiesene Gesamtsumme nicht überschreiten. Es
dürfen nur Kleinbetragsrechnungen unter € 150,- incl. USt abgerechnet werden.
Mehrwertsteuerrechnungen sind nicht erforderlich.
Höhere Beträge werden nur nach Rücksprache mit der Quästur direkt an der Kassa
ausbezahlt. Gastvorträge dürfen nicht im Handverlag abgerechnet werden.
Generell gelten für die Führung der Kassabücher die Grundsätze ordnungsgemäßer
Buchführung:
� Vermerke und Abkürzungen auf Belegen müssen allgemein verständlich und
leserlich sein
� Löschbare Schreibgeräte (Bleistifte) dürfen nicht verwendet werden
� Änderungen und Korrekturen müssen so durchgeführt werden, dass die
ursprüngliche Eintragung leserlich bleibt (kein Tipp-Ex etc.!)
� Die Eintragungen müssen chronologisch, richtig, vollständig und geordnet erfolgen
� Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen
Postgebühren:
Die Portoliste (Formular auf der Homepage der Quästur) soll nur für verbrauchte
Briefmarken verwendet werden. Liegt eine Rechnung der Post vor, muss keine Portoliste
ausgefüllt werden.
15.06.2012 Seite 59 von 102