Handbuch Rechnungswesen

Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
quaestur.tuwien.ac.at
DVR Nr. 0005886
Einschreibeetiketten dürfen nur nach Verbrauch derselben abgerechnet werden. Für
Einschreibeetiketten existiert ein Formular auf der Homepage der Quästur.
Fahrscheine VOR:
Die Fahrkartenliste (Formular auf der Homepage der Quästur) ist zu verwenden.
Verbrauchte Einzeltickets sind nicht beizulegen. Der Benutzer der öffentlichen
Verkehrsmittel bestätigt mit seiner Unterschrift auf der Fahrkartenliste die Richtigkeit der
Angaben.
Von TU-Mitarbeitern dürfen nur Fahrten innerhalb Wiens abgerechnet werden; außerhalb
Wiens ist eine Reiserechnung zu stellen.
Sollte es aus organisatorischen Gründen nicht möglich sein, eine Fahrkartenliste
auszufüllen noch die verbrauchten Tickets beizulegen (z.B. Veranstaltung mit externen
Teilnehmern, denen die Fahrkarten bezahlt worden sind), ist die Rechnung über den Kauf
der Fahrkarten mit einer Begründung vorzulegen.
Taxirechnungen:
Diese müssen aus dem §27 Budget bezahlt werden. Ausnahme: Transport von
Gegenständen für Lehr- und Forschungszwecke.
In jedem Fall muss der Zweck der Fahrt angegeben werden.
Fahrten zwischen der Wohnstätte und der TU können nicht verrechnet werden.
Lebensmittel-, Restaurantrechnungen:
Es ist der Zweck des Essens anzugeben (Projektmeeting, Institutsbesprechung…) und ob
externe Personen oder nur TU-Mitarbeiter anwesend waren. Waren externe Personen
anwesend, sind Lebensmittel- und Restaurantrechnungen aus dem §27 Budget zu
begleichen.
Die Originalbelege sind gemeinsam mit dem Kassenbuchblatt zumindest monatlich bis
zum 5. des Folgemonats an die Quästur zu übermitteln. Dort erfolgt die Verbuchung der
Geschäftsfälle in SAP FI auf Basis der übermittelten Originalbelege.
Nach Kontrolle und Verbuchung des Handverlags wird die Organisationseinheit
verständigt, dass der Handverlag ausbezahlt werden kann.
Die Belegablage der Handverläge erfolgt in der Quästur. Sollten Originalbelege für
Projektabrechnungen benötigt werden, so können diese in der Quästur angefordert
werden.
Am 10. und 25. des Folgemonats werden die Mittel der §27-Rechnungen vom
entsprechenden Girokonto der Organisationseinheit eingezogen.
Der letzte Handverlag des Jahres muss Mitte Dezember abgerechnet und nach
Verbuchung in der Quästur sofort an der Hauptkassa behoben werden. Rechnungen, die
danach anfallen, müssen im ersten Handverlag des folgenden Jahres abgerechnet
werden.
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