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Unternehmensführung – Verhandlungsführung
begegnen, ohne dabei übertrieben oder
aufgesetzt zu wirken.
Erste Probleme können schon zu Beginn
einer Geschäftsbeziehung auftreten. Allein
eine verpatzte Begrüßung bedeutet
manchmal den Anfang vom Ende. Als
Leitlinie gilt: Die Ranghöheren werden
zuerst begrüßt. Der Grundsatz „Ladies
fi rst“ ist überholt, da Frauen berufl ich
den Männern gleichgestellt sind. „Wenn
jemand Geschäftsgäste in seinem Büro
empfängt, sollte er sie zuerst begrüßen
und ihnen den Handschlag anbieten“,
empfi ehlt Wolff: „Je weiter er dem anderen
auf dem Weg entgegenkommt, desto
mehr Wertschätzung signalisiert er.
Üblich ist dabei mindestens die Hälfte
des Wegs. Bei besonders wichtigen Besuchern
wird das Geleit erweitert, etwa
bis zum Bahnhof oder zum Flughafen.“
Bei ausländischen Gästen befürwortet
der Arbeitskreis „Umgangsformen International“
eine Begrüßung nach der
Landessitte – am besten auch in Landessprache.
Auch bei der Vorstellung hat die berufliche
Rangordnung die höchste Priorität:
Stellt man dem neuen Geschäftspartner
seine Mitarbeiter vor, dann in
der hierarchischen Abfolge und ohne
Rücksicht auf Geschlecht und Alter:
„Viele Menschen reagieren sehr empfi
ndlich, wenn dabei ihre Titel und akademischen
Grade weggelassen werden“,
sagt Wolff: „Sich selbst mit Titel vorzustellen,
gilt aber als unangebracht.“
Visitenkarte ist Teil des Egos
Weitere Fehler kann man unbewusst
beim Visitenkartentausch machen: Wer
die gerade empfangene Visitenkarte
eines potenziellen Zulieferers gleich
wegsteckt, ohne sie einige Sekunden zu
betrachten, zeigt Desinteresse. Beson-
Verhaltenstipps fürs Ausland
> Von Deutschen erwartet man Pünktlichkeit.
> Die wichtigsten Höfl ichkeitswörter der
Landessprache sollte man kennen.
> In Nordeuropa: Keine Geschäftstermine
am Wochenende oder nach 16 Uhr.
> In Osteuropa: Gastgeschenke „Made
in Germany“ sind willkommen, auch
Blumen und Spezialitäten.
> In Japan: Es gilt als sehr unhöfl ich,
Verhandlungspartnern Schuhsohlen zu
zeigen. Absolutes Tabu: Naseputzen
bzw. Schnäuzen in ein Taschentuch.
> In islamischen Ländern: Frauen und
Männer begrüßen sich nicht mit
Handschlag.
> In Italien ist es üblich, beim Geschäftsessen
und beim Small Talk von der
Familie zu erzählen.
> In Finnland sollte man eine Einladung
in die Sauna nicht ausschlagen.
> In Spanien: Einzelrechnungen sind
inakzeptabel, Gegeneinladungen
dagegen wichtig. Kunden am Telefon
haben Vorrang.
> Frauen werden in Polen nach alter
Schule hofi ert: Man rückt ihnen den
Stuhl zurecht, hilft ihnen in den Mantel,
hält die Tür auf.
> In Großbritannien sollte man im
Business keine braunen Anzüge
tragen.
> In Asien wird Missstimmung nicht
offen zugegeben: Ein „Ja“ bedeutet
nicht immer „Ja“ – erst bei Unterzeichnung
ist die Verhandlung
abgeschlossen. Kritik gilt als Gesichtsverlust.
ders unfeine Signale senden Geschäftsleute
aus, die Visitenkarten in der Gesäßtasche
verschwinden lassen oder
sich darauf Notizen machen. „Asiatische
Geschäftspartner überreichen
mit ihrer Visitenkarte sozusagen einen
Teil ihres Egos. Erweisen Sie der Karte
des Gegenübers also eine angemessene
Wertschätzung“, rät Soft-Skill-Trainer
und Buchautor Horst Hanisch aus
Bonn. Man übergibt sie und nimmt sie
mit beiden Händen und einer leichten
Verbeugung.
Knigges Königsdisziplin ist jedoch der
Business-Lunch. Hier gibt es Wolffs
30-jähriger Erfahrung zufolge besonders
viele Unsicherheiten. Die erste
Hürde ist die Wahl der richtigen Lokalität.
Sie sollte dem Anlass angemessen
sein, denn das sagt etwas darüber aus,
was der Verhandlungspartner dem
Gastgeber wert ist. Auch die Frage der
Bezahlung ist im Idealfall schon vorab
unmissverständlich auch mit dem
Kellner geklärt. Isst man zu zweit, so
sitzt man sich gegenüber. Sind weitere
Mitarbeiter beim Geschäftsessen anwesend,
wird der Gastgeber dem ranghöchsten
Geschäftspartner den Platz
rechts neben sich anbieten.
Die Auswahl des Gerichts kann heikel
werden, wenn der Preisbereich unklar
bleibt. „Einen Preisrahmen können
Gastgebende vorgeben, indem sie eine
Empfehlung aussprechen und beispielsweise
das Mittagsmenü vorschlagen“,
sagt Wolff. Es ist die Aufgabe des Gastgebers,
dann das Essen mit einem erhobenen
Glas und einem Dank für die Annahme
der Einladung zu eröffnen (nicht
mit „Guten Appetit“ oder „Mahlzeit!“)
und für Getränke (beim Business-Essen
kein Alkohol) zu sorgen.
„Zum Geschäftlichen kommen Sie am
besten erst nach dem Dessert“, empfi ehlt
Inge Wolff: „Vorher ist die ideale Gelegenheit,
die Atmosphäre durch Small
Talk zu entspannen und das Eis zu
brechen.“ Schließlich gilt es, die Beziehungsebene
zum Gegenüber aufzubauen.
Beliebte Small-Talk-Themen sind
mögliche oder bekannte Gemeinsamkeiten.
Negatives kommt beim Plaudern
schlecht an. Tabuthemen beim
Business-Small-Talk sind Politik, Religion,
Krankheiten und Geldprobleme.
Doch nicht auf die sklavische Befolgung
der Regeln kommt es an: „Wer
die Regeln kennt, kann sie auch mal
brechen“, ist das Motto von Inge Wolff:
„Schließlich sind das nur Empfehlungen
und kein starres Benimmkonstrukt.“
Jedoch sollte der Regelbruch ebenfalls
stilvoll geschehen. Eine höfl iche Entschuldigung
mit einer Erklärung, warum
man sich gerade über die Regeln
hinwegsetzt, wird kaum jemanden verprellen.
38 ProFirma 12 2010