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IT & Investition – De-Mail-Gesetz Elektronischer Brief Hoffen auf ein neues Geschäftsfeld Auf den ersten Blick gleicht der elektronische Brief einer herkömmlichen E-Mail. Der Unterschied: Er bringt das Briefgeheimnis und die rechtliche Verbindlichkeit ins Netz. Unternehmen könnten dadurch Kosten sparen. VON HOLGER SCHINDLER Wird der Postbote bald arbeitslos? Der klassische Versand von Briefen, der trotz Fax und E-Mail vor allem aus rechtlichen Gründen immer noch fest zum betrieblichen Alltag gehört, bekommt neue Konkurrenz. Die Deutsche Post AG ist mit ihrem E-Postbrief bereits vorausgeprescht. Anfang des Jahres 2011 werden viele andere Anbieter nachziehen. Damit es so kommen kann, muss allerdings zuerst die rechtliche Grundlage geschaffen werden. „De-Mail wird das rechtsverbindliche und vertrauliche Versenden von Dokumenten über das Internet ermöglichen“, heißt es vonseiten der Bundesregierung, die seit Anfang 2009 an dem Gesetz arbeitet. In Anlehnung an den Prozess, nämlich das sichere Versenden von Dokumenten via E-Mail, hat sie der neuen Kommunikationsform den Namen De- Mail gegeben. Das Gesetz soll im ersten Quartal des Jahres 2011 in Kraft treten. Einige Internet-Anbieter, vor allem die Deutsche Telekom und United Internet (1&1, GMX, Web.de), hoffen auf ein lukratives neues Geschäftsfeld. Der E-Postbrief Seit Juli 2010 bietet die Deutsche Post den sogenannten E-Postbrief an. Diese hauseigene Form des elektronischen Briefs bietet einen Großteil der Leistungen, die auch die De-Mail aufweisen soll. Allerdings ist der E-Postbrief kein De-Mail-Angebot, obwohl auch er vertrauliche, verlässliche und verbindliche elektronische Kommunikation zwischen E-Postbrief-Kunden ermöglicht. Das ist einerseits schon deshalb so, weil es das De-Mail-Gesetz, das die Regeln des Systems festlegt, formal noch gar nicht gibt. Doch es ist auch noch nicht ganz sicher, ob sich die Post mit dem E-Postbrief später dem De-Mail- System anschließen wird. „Wir haben das zum jetzigen Zeitpunkt fest vor“, so Postsprecher Uwe Bensien. „Doch es kommt natürlich auf den genauen Inhalt des De-Mail-Gesetzes an.“ Eine Garantie für die spätere De-Mail-Interoperabilität des E-Postbriefs gebe es nicht. Telekom will Post unterbieten Derzeit sind laut Post 250.000 Nutzer registriert, darunter rund 100 Großunternehmen. Laut Post lassen sich per E- Postbrief alltägliche Vertragsabschlüsse rechtlich verbindlich übermitteln, auch Rechnungen könnten rechtsgültig übermittelt werden – gegebenenfalls auch mit elektronischer Signatur des Absenders. Die Post verlangt derzeit für einen E-Postbrief 0,55 Euro – so viel wie für einen klassischen Brief. Andere künftige De-Mail-Provider wollen nach eigenen Angaben deutlich günstiger sein. Die Telekom will, so ein Sprecher, „in jedem Fall die Post unterbieten“. Bei United Internet spricht man von etwa 0,15 Euro pro De-Mail. Der größte Vorteil des elektronischen Briefs besteht wohl im Einsparpotenzial, zum Beispiel beim Porto. Auch der Wegfall des Medienbruchs kann in Unternehmen den Arbeits- und Materialaufwand deutlich senken. Das De-Mail-System funktioniert standardmäßig über den Webbrowser, was die Einbindung in betriebliche IT-Strukturen zunächst zwar etwas erschwert. Allerdings sind technisch auch viele andere Zugangswege zwischen dem Teilnehmer und seinem Provider möglich – so lässt sich De-Mail aller Voraussicht nach in Unternehmen relativ leicht in bestehende Mail- oder Abrechnungssysteme einbinden. Das bestätigen auch erste Praxiserfahrungen aus Testläufen. 72 ProFirma 12 2010
De-Mail unterstützt den Datenschutz: Nur Unternehmen, die im Vorfeld die Datenschutzbestätigung einer unabhängigen Prüfstelle erhalten haben, werden die neuen Dienste anbieten können. Allerdings gibt es auch Kritik am geplanten De-Mail-System, die teilweise auch für das E-Postbrief-System gilt. Die De-Mail-Provider müssen verfahrensbedingt eingehende Nachrichten zunächst entschlüsseln und dann zur Weiterleitung an den eigentlichen Empfänger wieder verschlüsseln, sagt der Frankfurter Anwalt Dr. Thomas Lapp, IT-Experte der Bundesrechtsanwaltskammer. „Das ist so, als ob man einen Brief öffnet und diesen vor der Zustellung in einen anderen Umschlag packt“, so Lapp. Völlig unverständlich sei zudem, dass es überhaupt kein Konzept dafür gibt, wie De-Mail und die schon seit dem Jahr 2001 durch das Signaturgesetz geregelte qualifi zierte elektronische Signatur sinnvoll ineinandergreifen sollen. Die fehlende Abstimmung lasse sich beispielsweise daran erkennen, dass für die Anmeldung zur qualifi zierten elektronischen Signatur zwar die gleiche Identitätsprüfung notwendig ist wie für De- Mail, der Anwender sich aber mit seiner qualifi zierten elektronischen Signatur nicht ohne erneute Identitätsprüfung ProFirma 12 2010 Vergleich: De-Mail und herkömmlicher Brief Rechtssicherheit Elektronischer Brief Herkömmlicher Brief Im Vergleich zur herkömmlichen E-Mail eine sichere und nachvollziehbare Kommunikation; Rechtssicherheit gibt es aber nur mit elektronischer Signatur Kosten Geringer, weil Arbeits- und Materialaufwand geringer ausfallen; kein Medienbruch (Dokumente liegen elektronisch vor) bei De-Mail anmelden könne, so der IT- Experte der Bundesrechtsanwaltskammer. Dass nicht nur der E-Postbrief, sondern auch De-Mail für sich genommen allein nicht der Schriftformanforderung genügen, sei ein weiteres großes Manko. Lapp: „Nach dem Gesetz wird es so sein, dass Behörden dem Bürger oder Unternehmen über De-Mail etwa Bescheide oder Verfügungen zustellen können, diese aber ihre Rechtsmittel nicht einfach durch eine Antwort wirksam einlegen dürfen. Denn dazu bräuchte es dann wieder die qualifi zierte elektronische Signatur.“ Oder man müsse das Dokument ausdrucken, unterzeichnen und dann herkömmlich zustellen. Erfahrungen aus der Praxis In Friedrichshafen am Bodensee fand von Oktober 2009 bis März 2010 ein Pilotversuch mit dem De-Mail-System statt, woran 800 Endverbraucher und 40 Institutionen und Unternehmen verschiedener Größe teilnahmen. Bei den De-Mail-Providern waren federführend die Deutsche Telekom mit ihrer Tochter T-Systems sowie die zu United Internet gehörenden Dienste GMX und Web.de beteiligt. Der Autozulieferer ZF mit weltweit rund 60.000 Mitarbeitern hat im Rahmen des Pilotprojekts den monatlichen Versand von Entgeltmit- Rechtssicherheit durch Unterschrift, Möglichkeit, Sendungen als Einschreiben zu verschicken Porto macht nur rund 40 Prozent der Gesamtkosten für Briefkommunikation aus Datenschutz Technisch gewährleistet, aber in der Kritik Brief- und Postgeheimnis Technikneutralität Nicht automatisch kompatibel mit anderen Angeboten sicherer Kommunikation (wie EGVP) Papier ist universell nutzbarer Informationsträger Schriftform Elektronische Signatur notwendig Einfache Unterschrift Identifi kation Kompliziert, Identifi kation für elektronische Signatur kann nicht genutzt werden Anbieterwechsel Mitnahme nicht möglich, Adresse hängt wahrscheinlich am Provider Unkompliziert Wechsel von Post auf TNT oder umgekehrt problemlos möglich, Anschrift bleibt erhalten teilungen an Mitarbeiter erprobt – mit etwa 50 Teilnehmern, die ein De-Mail- Konto bekamen. Als zusätzlichen Anreiz erhielten die Testteilnehmer bereits drei Tage vor Monatsende ihre Entgeltmitteilung per De-Mail. „Uns war die Einfachheit dieser Lösung und dadurch auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sehr wichtig“, so ZF-Sprecher Torsten Fiddelke. Bei einer Befragung gegen Ende des Tests sagten 90 Prozent der Probanden, sie würden De-Mail ihren Kollegen empfehlen. Zahl der Nutzer ist entscheidend Für Anne Schmieder, die im oberschwäbischen Fronreute-Staig ein Übersetzungsbüro mit 15 festen Mitarbeitern und 150 externen Honorarkräften führt, waren die Erfahrungen aus dem Piloprojekt etwas ernüchternder. Ihr ging es dabei vor allem um den Datenschutz, weil sie regelmäßig vertrauliche Dokumente zu übersetzen hat. Normale E-Mail-Kommunikation sei da hochproblematisch. Darum habe sie sich für De-Mail interessiert. „Wir haben es dann allerdings praktisch gar nicht genutzt, weil unsere Geschäftspartner eben noch keine De-Mail-Konten haben.“ Ein sinnvoller Einsatz von De-Mail sei nur dann möglich, wenn es auch entsprechend viele Nutzer gebe, so Schmieder. 73
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