Das kommunale Magazin für nachhaltige Beschaffung, Ausgabe April 2021

Aus Kommunen
Einkaufskooperationen -
zusammen (nachhaltig) stärker?
Öffentliche Beschaffung genießt nicht immer den besten Ruf: Zu kompliziert, zu teuer und wenig
effizient. Wenig schmeichelhaft für ein Gebiet der öffentlichen Verwaltung welches wie kaum ein
anderes erforderlich ist um die Funktionen des Staates aufrecht zu erhalten. Professionalisierung
ist also notwendig, nicht zuletzt auch wegen der immensen Hebelwirkung welche die öffentliche
Beschaffung mit Blick auf die Förderung ökologischer und sozialer Nachhaltigkeitsaspekte haben
kann.
Ein Beitrag von André Siedenberg, Produktgruppenleiter Planungsausschreibungen,
Kommunal Agentur NRW GmbH
Die Frage die sich in diesem Zusammenhang stellt ist nunmehr
die, wie eine solche Professionalisierung erreicht werden kann: Das
Know-How einzukaufen kann teuer sein, entsprechend fachlich
geschulte Mitarbeiter*innen sind schwer zu finden und Vergabestellen
sind schnell ausgelastet.
Daher haben sich in der Vergangenheit vermehrt verschiedene
Formen der Einkaufskooperationen gegründet um gemeinsam ihre
Beschaffungsprozesse zu bündeln und zu professionalisieren. Die
Vorteile liegen dabei auf der Hand: Durch einen gemeinsamen Einkauf
können öffentliche Auftraggeber*innen ihre Bedarfsmengen
bündeln und bessere Einkaufskonditionen erzielen. Statt mehreren
kleinen aber aufwändigen Beschaffungsprozessen ist nur noch ein
Vergabeverfahren durchzuführen. Das schont Personalressourcen.
Diese Formen der Zusammenarbeit werden auch durch die
Regelung des § 108 GWB ausdrücklich gesetzlich zugelassen. Möglich
sind dabei zwei Formen der Zusammenarbeit: Zum einen
können mehrere öffentliche Auftraggeber*innen gemeinsam eine
Gesellschaft gründen, welche für sie gemeinsam beschafft. Die Vergabe
von Aufträgen zur Beschaffung an diese Gesellschaft ist dann
als sog. „Inhouse-Beschaffung“ vergaberechtsfrei. Diesem Konzept
folgen insbesondere verschiedene kommunale Einkaufsgemeinschaften.
Dabei ist insbesondere auf die Rechtsform der Gesellschaft
zu achten. So muss die Mitgliedschaft beispielsweise an einer GmbH
in aller Regel durch einen notariell beglaubigten Erwerb eines
Gesellschaftsanteils erfolgen. Daher eignen sich GmbH-Gründungen
eher für Einkaufskooperationen die einen festen Mitgliederbestand
haben. Soll die Einkaufsgemeinschaft hingegen dynamisch wachsen,
ist eher auf eine flexiblere Gesellschaftsform wie die der Genossenschaft
abzustellen.
Zum anderen ist auch eine Kooperation ohne Gründung einer
eigenen Einkaufsgesellschaft möglich, indem sich mehrere öffentliche
Auftraggeber*innen auf eine gemeinsame Zusammenarbeit in
der Beschaffung einigen. Auch diese sog. „nicht-institutionalisierte“
Kooperation ist vergaberechtlich zulässig, erfordert aber einen höheren
Abstimmungsaufwand, da hier ein Mitglied der Kooperation für
das andere tätig werden muss. Auch Unterstützungsleistungen zwischen
verschiedenen Auftraggeber*innen fallen in diese Form der
Zusammenarbeit. Dabei ist insbesondere darauf zu achten, dass nicht
mittelbar Dritte bevorzugt werden (EuGH Urteil vom 28.05.2020,
C-796/18).
Unabhängig von der rechtlichen Form der Einkaufskooperation
müssen ihre Mitglieder entscheiden wie die Zusammenarbeit
im konkreten Fall aussehen soll. Dies betrifft nicht nur die Bereitstellung
von Personalressourcen und die Aufteilung etwaiger
entstehender Kosten. Besonderes Augenmerk sollte auch auf die
Mitbestimmungsrechte politischer Gremien gelegt werden.
Gelingt die Kooperation, so haben die Mitglieder der Ein-
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