Das kommunale Magazin für nachhaltige Beschaffung, Ausgabe April 2021

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ihren Mitgliedern eine branchenspezifische, webbasierende und seit
17 Jahren bewährte Lösung (TEK-SERVICE AG) an. Einzige Mindestanforderung
für alle Beteiligten: Internetzugang.
In der Praxis bedeutet das: autorisierte Besteller greifen, über
eine webbasierende Lösung, mittels Passwortes auf die durch
KOKA ausgeschriebenen Rahmenverträge/Kataloge zu. Über eine
Oberfläche werden alle Bestellungen, Reklamationen oder Artikelanfragen
getätigt. Jede Bestellung geht vollständig kontiert und
vollautomatisch an den zuständigen Lieferanten. Weitreichende
Steuerungs- und Funktionsmöglichkeiten helfen Bestellern den
Einkauf digital, transparent und effizient zu gestalten. Monatliche
Berichte ermöglichen, die Entwicklung von Bedarfen und Sortimenten
zu erkennen. Jede Büroklammer wird also erfasst. In den
unterschiedlichen Artikelgruppen (z.B. Papier, Tinte, Kita, Hygiene)
ist es somit per Knopfdruck möglich, alle Artikel mit tatsächlich
bestellten Mengen auszulesen. Fertig ist die digitale Leistungsbeschreibung
als Grundlage eines Vergabeverfahrens.
Die erstellten Leistungsverzeichnisse sind durch Echtdaten
belastbar, da sie unmittelbar auf den e-Einkauf referieren. Damit
verfügt KOKA über Grundlagen für die nachfolgende elektronische
Ausschreibung und Vergabe.
E-Vergabe heißt das. Diese bringt durch Ausschreibungsverfahren
einen Sieger hervor. Dessen ebenfalls digitalen Angebotsdaten
werden einfach in KoKa „eingespeist“. Der Einkauf läuft einfach
weiter.
Darüber hinaus bietet die Lösung die Möglichkeit der
elektronischen Abrechnung. Ein wichtiges Thema, welches Kommunalverwaltungen
insbesondere bereits seit 2020 in die Pflicht
nimmt. Die Möglichkeit der e-Rechnung ist einfach schon mit an
Bord.
Regionalität und Nachhaltigkeit
Vielfach auf Kongressen und Symposien gefordert; doch selten
erfolgreich umgesetzt: Mehr Regionalität und Nachhaltigkeit im
Einkauf der öffentlichen Hand. Für KOKA sind diese Themen
untrennbar mit einem ganzheitlichen Ansatz verbunden. So lassen
sich Artikel problemlos nach Aspekten der Nachhaltigkeit, Umweltfreundlichkeit
oder sozialen Gerechtigkeit qualifizieren und für den
Besteller am Arbeitsplatz einfach und komfortabel anzeigen. Denn
am Ende des Tages entscheidet der Mitarbeiter im Rathaus, was
bestellt wird.
Ganz wichtig hierbei: Leistungsverzeichnisse führen Vorgaben
der Qualifizierung fort. Somit kann KOKA Qualitätsstandards auch
über alle zukünftigen Ausschreibungen hinweg steuern. Durch die
Bildung von sogenannten Mengenlosen, kann der Gesamtbedarf auf
mehrere -auch regionale Anbieter- fokussiert werden.
Nachhaltigkeitsaspekte können in Leistungsverzeichnissen zur
Ausschreibung theoretisch zu jedem Produkt abgefragt werden.
Die Vergabekriterien betreffen dann nicht nur den Preis, sondern
auch die Qualität. Je intensiver dies gelingt, um so höher kann das
Gewicht der Nachhaltigkeit in eine Vergabeentscheidung einfließen.
Entscheidend ist hierbei eine sehr intensive Vorbereitung und letztlich
die Innovationskraft der Anbieter.
Kleine Kniffe
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