Das kommunale Magazin für nachhaltige Beschaffung, Ausgabe April 2021

Aus Kommunen
Das kommunale Kaufhaus RLP unter den
Aspekten Digitalisierung und Nachhaltigkeit
Gemeinde- und Städtebund RLP bietet mit „KOKA“ eine landesweite Einkaufslösung für Städte und
Gemeinden
Ein Bericht von Klaus Faßnacht, Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz e.V.
Seit 2016 bietet der Gemeinde- und Städtebund RLP mit dem
Kommunalen Kaufhaus (KOKA) die perfekte Einkaufslösung für
Gemeinden und Städte in Rheinland-Pfalz. Mit Hilfe moderner
Technologie und praxisorientierten Know-How lassen sich so die
Bedarfe aller Mitglieder bündeln, elektronisch ausschreiben und
unterjährig einkaufen. Im Fokus stehen die regelmäßigen Bedarfe
und die sogenannten Massenartikel.
Der Gedanke, dass Gemeinde- oder Stadtverwaltungen im
Einkauf kooperieren, ist im Grunde nichts Neues. Alleine aus wirtschaftlichen
Gründen lohnt es, über hiermit verbundene Strategien
nachzudenken. So lassen sich über einen zentralen Dachverband
digitalisierte Verfahren in Einkauf, Vergabe, oder der Abrechnung
für alle Mitglieder steuern. Ein wichtiges Thema, welches Kommunalverwaltungen
insbesondere bereits 2018 in die Pflicht nehmen
wird. Dementsprechend hat der Gemeinde- und Städtebund RP
(GSTB RP) bereits 2015 den Ansatz aufgegriffen und 2016 mit dem
„Kommunalen Kaufhaus“, kurz KOKA genannt, eine landesweite
Einkaufslösung realisiert.
Digitalisierung und Know-How
Der eigentliche Auslöser für KOKA, war neben Vorteilen
einer höheren Wirtschaftlichkeit, vor allem auch das Schlagwort
„e-Government“. Die umfassende Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
in Einkauf und Vergabe ist zentraler Dreh- und
Angelpunkt von KOKA. Gerade diese beiden Themenfelder stellen
hohe Anforderungen an die Digitalisierung von Abläufen. Gilt es
doch, viele Verfahren, Bereiche und wechselnde Marktteilnehmer
zu koordinieren.
„Eines war bereits Anfang der 2000´er allen Beteiligten klar: nur
durch den konsequenten Einsatz von Technologie wird es möglich,
Prozesse nachhaltig und zum Wohle der eigenen Verwaltung, zu
optimieren. Wir haben sehr früh gelernt, dass es einen ganzheitlichen
Ansatz von digitalisiertem Einkauf, Vergabe und Abrechnung
benötigte, „so Klaus Faßnacht (GStB) rückblickend. „ Jeder Verwaltungsbereich
für sich gesehen, bindet eine Reihe von Bestellabläufen,
die periodisch stets aufs Neue ineinandergreifen.
Es betrifft also die „regelmäßigen Beschaffungen“.
Hierdurch entstehen in der klassischen Vorgehensweise ganz
enorme „Beschaffungskosten“. Das sind die Kosten, welche durch
die Recherche, Beschaffungs- und Genehmigungswege messbar sind.
Die teuerste Variante ist wohl der Einkauf „zu Fuß“.
Nur, wie soll man Daten sämtlicher Bedarfe einer Kommunalverwaltung
überhaupt zusammenführen? Eine mittlere
Verbandsgemeinde erhält jährlich mehrere hundert Lieferantenrechnungen,
mit mehreren tausend Einzelpositionen. Diese immens
wichtigen Einzeldaten gehen mit der Rechnung ins Archiv – für
immer. Gesamtbedarfe und Verläufe sind ebenso wenig möglich wie
Vergleiche, oder ein echtes Monitoring. Letztendlich kann zentral
nicht einmal festgestellt werden WAS – WIEVIEL – ZU WEL-
CHEM PREIS- beschafft wurde.
Ziel muss es also sein, alle Daten im Einkauf zu nutzen.
Dementsprechend bietet KOKA, neben personeller Expertise,
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