Rapport du Groupe-conseil sur l'octroi des contrats municipaux

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Groupe-conseil sur l’octroi des contrats municipaux – Mars 2010 Les principes et des valeurs sous-jacentes au processus contractuel, que nous avons présentés au chapitre 1, permettent d’examiner les différentes étapes du processus en mettant l’accent sur la concurrence, sur la transparence, sur l’intégrité du processus ou sur l’intérêt de la collectivité, etc. Il était impensable que le Groupe-conseil puisse étudier chacune de ces étapes en fonction de tous ces principes. Nous avons donc abordé les principaux problèmes soulevés selon les grandes phases décrites précédemment, tout en tenant compte du contexte suivant : notre mandat, les limites de ce mandat (voir l’avant-propos et l’introduction du présent rapport), les remarques et les recommandations formulées dans les différents mémoires reçus, les discussions et les rencontres du Groupe-conseil, ainsi que l’éclairage de la réforme gouvernementale 2005-2009 sur l’attribution de contrats par les organismes publics. Le présent chapitre traite ainsi de certains aspects liés aux différentes étapes du processus contractuel, sans égard au mode d’attribution des contrats, bien que plusieurs sujets concernent spécifiquement les contrats soumis à la procédure d’appel d’offres public. Par la suite, d’autres questions particulières sont abordées, à savoir les modes de sollicitation des soumissions dans le cas des contrats de moins de 100 000 $, les règles qui s’appliquent aux organismes à but non lucratif et à certains types de contrats de location, et la publication des renseignements relatifs aux contrats. Avant d’aborder ces différents sujets, il convient cependant de tracer un portrait sommaire des pratiques administratives adoptées par les municipalités pour gérer les différentes étapes du processus contractuel. 3.1 Les pratiques administratives des municipalités L’Union des municipalités du Québec (UMQ) et la Fédération Québécoise des Municipalités (FQM) ont récemment mené des sondages auprès de leurs membres respectifs dans le but de mieux connaître la réalité contractuelle et les pratiques de gestion de leurs membres 42 . La Ville de Montréal a elle aussi procédé à un recensement interne des pratiques dans ses arrondissements et dans ses différents services corporatifs 43 . De surcroît, d’autres grandes villes du Québec ont fourni des renseignements à l’égard de leurs pratiques. Il nous a cependant été impossible de faire une synthèse de l’ensemble des informations recueillies auprès des grandes villes. 42 UMQ, Résultats de l’enquête sur les pratiques de gestion contractuelle dans les municipalités, février 2010. FQM, Résultats du sondage effectué par la Fédération Québécoise des Municipalités auprès de ses municipalités et MRC membres sur l’attribution des contrats municipaux, 2 mars 2010. 43 Ville de Montréal, Les pratiques d’approvisionnement à la Ville de Montréal – Portrait de l’activité d’approvisionnement 2009, mars 2010. 28
Groupe-conseil sur l’octroi des contrats municipaux – Mars 2010 3.1.1 Le personnel dédié à la gestion de contrats et les politiques en la matière Les sondages de l’UMQ et de la FQM révèlent tous deux qu’une grande partie des municipalités au Québec concluraient un nombre important de contrats sans pour autant être pourvues d’un personnel dédié à cette tâche ni avoir adopté de politique établie pour guider leurs décisions. Rappelons, par ailleurs, que plus des deux tiers des municipalités du Québec comptent moins de 2000 habitants et que sur 1139 municipalités, seules 96 d’entre elles (8 %) comptent plus de 10 000 habitants 44 . Ainsi : la quasi-totalité (96 %) des répondants au sondage de la FQM n’auraient pas de service d’approvisionnement; seulement 4 % des répondants de la FQM disposeraient d’une personne à plein temps responsable de la gestion des contrats. En règle générale, ce serait le directeur général de la municipalité qui assumerait cette tâche; 80 % des répondants au sondage de l’UMQ ne disposeraient pas d’une personne dédiée à plein temps à la gestion des contrats; un tiers des répondants au sondage de l’UMQ disposerait d’une personne dédiée à plein temps à l’acquisition de biens et de services; un quart des répondants au sondage de l’UMQ aurait une politique de gestion contractuelle; et près de la moitié des répondants au sondage de l’UMQ aurait adopté une politique d’approvisionnement. 3.1.2 La gestion du processus contractuel Les résultats des sondages réalisés révèlent également que les municipalités recourent souvent à des professionnels et à des firmes externes pour les épauler dans la gestion des différentes étapes du processus contractuel. Le processus d’acquisition de biens et de services générerait lui-même la conclusion de divers contrats pour gérer le processus contractuel « principal », ce qui peut expliquer en partie qu’il y ait un volume si important de contrats dans le domaine municipal. 44 La répartition des municipalités en fonction de leur population est présentée au graphique 2.2 du chapitre 2. 29
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