Rapport du Groupe-conseil sur l'octroi des contrats municipaux

Groupe-conseil sur l’octroi des contrats municipaux – Mars 2010
L’orientation proposée
Pour assurer la qualité, la rigueur et l’impartialité dans l’évaluation des soumissions, et pallier le manque
éventuel de pratique et d’expertise, un soutien accru devrait être offert aux secrétaires de comité ainsi
qu’aux personnes appelées à agir comme membres desdits comités, afin que chacun puisse exercer
adéquatement son rôle. En outre, une formation adéquate sur les règles d’adjudication des contrats nous
apparaît indispensable pour les secrétaires de comité de sélection, compte tenu de leur rôle déterminant.
Pour le secrétaire de comité de sélection
Cet encadrement devrait traiter des tâches que doit accomplir un secrétaire de comité avant, pendant et
après la tenue du comité de sélection, et mettre l’accent sur la rigueur qui doit entourer tout le processus
de sélection d’une entreprise. Cela constituerait un cadre de référence pour les secrétaires, qui agissent
sporadiquement en ce domaine.
De tels outils contribueraient en outre à sensibiliser davantage les organismes municipaux au caractère
névralgique de la gestion contractuelle et à les convaincre de l’importance des fonctions du secrétaire de
comité, lesquelles ne sont pas limitées à la prise de notes et à l’animation du comité.
Pour les membres des comités de sélection
L’évaluation de la qualité des soumissions et la sélection de l’entreprise reposent entièrement entre les
mains des membres du comité. Il est donc essentiel de leur fournir un encadrement minimal soulignant
l’importance de leur rôle et la façon dont ils doivent l’exercer. Cet exercice nous apparaît fondamental
dans la mesure où leur participation à un comité ne se fait pas sur une base régulière et récurrente. En
outre, des règles encadrant plus précisément la composition et la formation des comités de sélection, y
compris la qualification requise des membres et une déclaration quant à l’absence de conflits d’intérêts à
l’égard du contrat visé, devraient être établies.
Ainsi, un guide explicatif traitant, entre autres sujets, des modes et des règles d’adjudication des contrats,
des systèmes de pointage et de l’importance de l’analyse individuelle des soumissions permettrait aux
membres des comités de se réapproprier les éléments clés indispensables au bon déroulement de la
démarche d’évaluation des soumissions.
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