Rapport du Groupe-conseil sur l'octroi des contrats municipaux

Groupe-conseil sur l’octroi des contrats municipaux – Mars 2010
3.2.4 Les comités de sélection
L’évaluation de la qualité des soumissions est systématique dans la procédure d’adjudication d’un contrat
de services professionnels et elle peut être appliquée à d’autres contrats. Cette évaluation de la qualité
est assurée par un comité de sélection composé d’un secrétaire chargé d’en coordonner les activités et
d’au moins trois membres. Le secrétaire de comité de sélection n’évalue pas la qualité des soumissions
reçues; il doit plus précisément s’assurer, au nom du conseil de la municipalité, du respect des principes
de gestion contractuelle et des règles prévues dans la loi et les règlements lors de l’évaluation des
soumissions. À cet égard, il est le gardien du processus et son rôle est crucial pour garantir la qualité de
l’évaluation et la rigueur qui doit lui être associée.
Quant aux membres du comité de sélection, leur rôle consiste véritablement à évaluer la qualité des
soumissions reçues. Pour ce faire, ils doivent procéder à une analyse individuelle des soumissions avant
la tenue du comité afin d’éviter toute influence des autres membres. Cette analyse individuelle vise
essentiellement à assurer un traitement intègre et équitable aux entreprises soumissionnaires. Elle est
faite sur la base des critères déterminés lors de l’appel d’offres, tels l’expérience de la firme ou celle des
ressources affectées au projet, la méthodologie envisagée ou la capacité de relève des ressources
proposées pour mener le projet à terme, etc.
Au cours de la séance du comité, chacun des membres est invité à faire part de son analyse individuelle
de chacun des critères, et il revient au secrétaire du comité d’assurer la bonne marche des interventions
et de gérer le droit de parole de façon à ce que personne n’exerce une influence indue sur l’évaluation
des soumissions.
Le professionnalisme et la rigueur dont doit faire preuve un secrétaire de comité de sélection sont
essentiels au bon déroulement des séances du comité et à l’atteinte d’un résultat qui témoigne du sérieux
du processus suivi. La gestion contractuelle est un secteur névralgique, souvent médiatisé, et il est
important de prévenir toute situation qui pourrait prêter le flanc à la critique ou susciter des
questionnements en ce domaine. C’est dans ce contexte que les responsabilités assumées par le
secrétaire de comité de sélection sont complexes et dépassent sensiblement le rôle du simple animateur
de comité.
Or, souvent, ce rôle est exercé de façon très sporadique, au rythme des contrats conclus plus ou moins
nombreux, de sorte que l’expertise requise se dilue et ne peut être véritablement ancrée. Il en est de
même pour les membres de comité de sélection qui doivent, dans des circonstances similaires, se
réapproprier les normes et les principes devant guider leur évaluation.
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