Guia Interpretativo da NP EN ISO 9001:2000 na Administração ...

Guia Interpretativo da NP EN ISO 9001:2000 na Administração Pública Local
A estrutura da documentação varia caso se trate da implementação de um SGQ em toda uma entidade autárquica
(ver 1.1). Sobre este aspecto a Norma refere que a extensão da documentação dependerá da dimensão, tipo
de actividades, complexidade dos processos e competência do pessoal de cada entidade autárquica. Define, no
entanto, requisitos mínimos associados:
• Declarações documentadas quanto à Política da Qualidade e aos Objectivos da Qualidade;
• Manual da Qualidade;
• Procedimentos documentados:
4.2.3 - Controlo dos Documentos;
4.2.4 - Controlo dos Registos;
8.2.2 - Auditoria Interna;
8.3 - Controlo do Produto Não Conforme;
8.5.2 - Acções Correctivas;
8.5.3 - Acções Preventivas;
Estes procedimentos podem existir de modo individual ou um só procedimento para mais do que uma
(sub)cláusula, por exemplo: a metodologia de tratamento das acções correctivas e preventivas pode ser
descrita num só documento.
• Documentos necessários para assegurar o planeamento, a operação e o controlo eficazes dos seus processos,
como procedimentos que descrevem actividades ou processos específicos, tais como: metrologia legal;
execução de ramais de água e de águas residuais; cobranças de água; promoção de eventos de animação
turística; apoio à iniciativa empresarial (ex: promoção de feiras, seminários, colóquios e certames), comunicação
e imagem (informação aos cidadãos), inspecção de elevadores em edifícios residenciais, organização da
Biblioteca Municipal, colaboração com outras entidades locais, tais como escolas e Bombeiros, entre outros;
• Registos (referentes a 21 requisitos), que constituem evidência da realização de determinadas actividades,
tais como: actas de reuniões, ordens de compra, listas de participantes de um concurso público, newsletters
municipais, questionários respondidos pelos clientes, reclamações, certidões, guias de pagamento de taxas e
licenças, pedidos de plantas de localização, entre outros. Os 21 requisitos estão explicitados no quadro incluído
na subcláusula 4.2.4 deste guia.
De forma a proporcionar documentação que suporte as necessidades e expectativas das partes interessadas,
convém que a gestão considere:
• Requisitos do cliente;
• Normas internacionais, nacionais, regionais ou sectoriais;
• Requisitos estatutários e regulamentares relevantes;
• Estratégias, políticas, objectivos e cultura organizacionais;
• Fontes de informação externas relevantes (Guias ISO: por exemplo os documentos N524, N525, N526, N544,
N630; orientações da APCER, entre outros);
• Informação sobre as necessidades dos colaboradores internos.
Convém, ainda, que a criação, utilização e controlo da documentação sejam avaliados no que respeita ao seu
contributo para a eficácia, eficiência e melhoria da organização, face a:
• Funcionalidade (tal como velocidade de processamento);
• Facilidade de utilização;
• Recursos necessários;
• Requisitos actuais e futuros relacionados com a gestão do conhecimento;
• Interfaces utilizadas pelos clientes e outras partes interessadas.
A entidade autárquica deve assegurar que todos os colaboradores dispõem da informação necessária à correcta
realização das suas funções.
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