Guia Interpretativo da NP EN ISO 9001:2000 na Administração ...

Guia Interpretativo da NP EN ISO 9001:2000 na Administração Pública Local
A distribuição dos documentos deve ser controlada, garantindo, sempre que há uma actualização, que os
documentos, internos e externos, são distribuídos às pessoas e/ou locais determinados. Admitindo-se reproduções
não controladas, situação frequente quando os documentos estão acessíveis electronicamente, estas devem
ser facilmente identificadas como tal (por exemplo: aparecendo inscrita no rodapé do documento a expressão
“documento não controlado quando impresso”).
Tendo em conta a importância da legislação, em termos de entradas para a configuração e gestão dos processos,
as entidades autárquicas devem definir a metodologia para o seu controlo, actualização e divulgação interna.
Grande parte dos documentos emitidos por entidades autárquicas (tais como minutas, requerimentos, entre outros)
é de carácter público, o que aumenta a necessidade de um controlo documental fiável. É de ressalvar que este
controlo documental não deve aumentar a carga burocrática podendo ser feito, por exemplo, de forma electrónica,
uma vez que existem diferentes suportes possíveis para um documento, de acordo coma a definição anteriormente
mencionada.
21
de 91